Executive Assistant

The French translation can be found below!/La traduction en français se trouve plus bas!

Position Overview

We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to two Senior Directors in the AEC Experience and Analytics team. This role goes beyond traditional administrative support—you’ll be a key partner in helping our leaders and teams operate efficiently and stay focused on what matters most. You will handle a wide range of responsibilities and sensitive matters, using your experience and judgment to proactively anticipate needs, address potential issues, and ensure the team runs smoothly.

Responsibilities  

• Manage and maintain complex executive calendars, resolving conflicts and aligning priorities across multiple stakeholders

• Prioritize incoming communications, proactively escalating urgent issues and ensuring leaders are well-prepared and informed

• Collaborate with leadership teams to prepare agendas and meeting materials, track action items, and follow up on deliverables

• Coordinate and manage domestic and international business travel; track expenses and submit accurate, timely expense reports

• Plan and coordinate virtual and in-person meetings and events (onsite and offsite), including preparation of materials, logistics, venues, activities, and catering

• Facilitate broad team communication by maintaining email aliases, Slack/Teams channels, and access permissions; maintain and update SharePoint or Wiki sites as needed

• Manage departmental budgets and expenses; oversee vendor contracts and ensure department invoices and bills are paid on time

• Partner with staffing and outsourcing teams to support contingent workforce requests, contracts, and compliance requirements

• Support onboarding and new hire processes, including coordination across systems, tools, and teams

• Handle highly sensitive and confidential information related to employees, leaders, and company operations with discretion and integrity

• Collaborate closely with other Executive Assistants to coordinate leadership schedules and support organization-wide meetings and events

Minimum Qualifications 

• Bachelor’s degree

• 3–5 years of experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment

• Exceptional time management, organizational, and multitasking skills, with an understanding that this role may require a flexible schedule

• Willingness to adapt to a rapidly changing environment, new processes, and evolving responsibilities

• Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and consistently meet deadlines

• Proficiency with Microsoft Office Suite and collaboration tools across Mac and Windows environments, including Slack, Microsoft Teams, and SharePoint

• Comfortable using and adopting AI-powered tools; highly tech-savvy

• Strong interpersonal, written, and verbal communication skills

• Willingness and ability to travel locally and internationally for events or meetings, as needed

• Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information

The Ideal Candidate

• Is a proactive self-starter who anticipates needs and takes ownership of outcomes

• Excels at managing multiple priorities and complex workflows simultaneously

• Enjoys building strong, positive working relationships across levels, functions, and geographies

• Is extremely organized and detail-driven, with the ability to manage large volumes of information

• Adapts quickly in fast-changing environments and is eager to learn and evolve

• Operates with integrity, discretion, and a strong sense of accountability

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Description du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau à deux directeurs principaux de l'équipe AEC Experience and Analytics. Ce poste va au-delà du soutien administratif traditionnel : vous serez un partenaire clé pour aider nos dirigeants et nos équipes à fonctionner efficacement et à rester concentrés sur l'essentiel.

Vous serez chargé(e) d'un large éventail de responsabilités et de questions sensibles, et vous devrez utiliser votre expérience et votre jugement pour anticiper de manière proactive les besoins, traiter les problèmes potentiels et veiller au bon fonctionnement de l'équipe.

Responsabilités

• Gérer et tenir à jour des agendas complexes, résoudre les conflits et harmoniser les priorités entre les différentes parties prenantes

• Hiérarchiser les communications entrantes, signaler de manière proactive les questions urgentes et veiller à ce que les dirigeants soient bien préparés et informés

• Collaborer avec les équipes de direction pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des résultats attendus

• Coordonner et gérer les voyages d'affaires nationaux et internationaux ; suivre les dépenses et soumettre des notes de frais précises et dans les délais

• Planifier et coordonner les réunions et les événements virtuels et en personne (sur site et hors site), y compris la préparation du matériel, la logistique, les lieux, les activités et la restauration

• Faciliter la communication au sein de l'équipe en gérant les alias de messagerie, les canaux Slack/Teams et les autorisations d'accès ; maintenir et mettre à jour les sites SharePoint ou Wiki selon les besoins

• Gérer les budgets et les dépenses du département ; superviser les contrats avec les fournisseurs et veiller à ce que les factures du département soient payées dans les délais

• Collaborer avec les équipes de recrutement et d'externalisation pour répondre aux demandes de personnel temporaire, aux contrats et aux exigences de conformité

• Soutenir les processus d'intégration et d'embauche, y compris la coordination entre les systèmes, les outils et les équipes

• Traiter les informations hautement sensibles et confidentielles relatives aux employés, aux dirigeants et aux opérations de l'entreprise avec discrétion et intégrité

• Collaborer étroitement avec les autres assistants de direction pour coordonner les emplois du temps des dirigeants et soutenir les réunions et les événements à l'échelle de l'organisation

Qualifications minimales

• Licence

• 3 à 5 ans d'expérience dans l'assistance aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolution

• Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche, avec la compréhension que ce poste peut nécessiter des horaires flexibles

• Volonté de s'adapter à un environnement en constante évolution, à de nouveaux processus et à des responsabilités changeantes

• Capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter systématiquement les délais

• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration sous Mac et Windows, notamment Slack, Microsoft Teams et SharePoint

• Aisance dans l'utilisation et l'adoption d'outils basés sur l'intelligence artificielle ; grande maîtrise des technologies

• Solides compétences en communication interpersonnelle, écrite et orale

• Disponibilité et capacité à voyager au niveau local et international pour des événements ou des réunions, selon les besoins

• Discrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles

Le candidat idéal

• Est une personne proactive qui anticipe les besoins et s'approprie les résultats

• Excelle dans la gestion simultanée de plusieurs priorités et de flux de travail complexes

• Aime établir des relations de travail solides et positives à tous les niveaux, dans toutes les fonctions et dans toutes les régions

• Est extrêmement organisé et soucieux du détail, avec la capacité de gérer de grands volumes d'informations

• S'adapte rapidement à des environnements en évolution rapide et est désireux d'apprendre et d'évoluer

• Fait preuve d'intégrité, de discrétion et d'un sens aigu des responsabilités

About Autodesk / À propos d’Autodesk

Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.

We take great pride in our culture here at Autodesk – it’s at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.

When you’re an Autodesker, you can do meaningful work that helps build a better world designed and made for all. Ready to shape the world and your future? Join us!

Bienvenue chez Autodesk ! Nos logiciels créent chaque jour des choses extraordinaires : des bâtiments les plus écologiques aux voitures les plus propres, en passant par les usines les plus intelligentes et les films à succès. Nous aidons les innovateurs à concrétiser leurs idées, transformant non seulement la façon dont les choses sont fabriquées, mais aussi ce qui peut l’être. Nous sommes très fiers de notre culture chez Autodesk ; elle est au cœur de tout ce que nous faisons. Notre culture guide notre façon de travailler et de nous comporter les uns envers les autres, influence nos interactions avec nos clients et nos partenaires, et définit notre image au monde. En tant qu’Autodeskien, vous pouvez accomplir un travail significatif qui contribue à bâtir un monde meilleur, conçu et réalisé pour tous. Prêt à façonner le monde et votre avenir ? Rejoignez-nous !

Salary transparency / Transparence salariale

Salary is one part of Autodesk’s competitive compensation package. Offers are based on the candidate’s experience and geographic location. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package.

Le salaire est l'un des éléments du programme de rémunération concurrentiel d'Autodesk. Pour les postes basés au Canada (Colombie-Britannique), nous proposons un salaire de base compris entre X et X dollars. Les offres sont basées sur l'expérience et la situation géographique du candidat et peuvent dépasser cette fourchette. En plus du salaire de base, notre programme de rémunération peut inclure des primes annuelles en espèces, des commissions pour les postes commerciaux, des attributions d'actions et un ensemble complet d'avantages sociaux.

Diversity & Belonging / Diversité et appurtenance

We take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here: https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belonging

Nous sommes fiers de cultiver une culture d’appartenance où chacun peut s’épanouir. Pour en savoir plus, cliquez ici : https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belonging

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