Coordonnateur.trice administratif.ve - Administrative Coordinator

Coordonnateur.trice administratif.ve

Sommaire : 

Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du bureau de Montréal. Agissant à titre de point de contact central pour l’administration du bureau, la coordination des installations, la gestion des fournisseurs et le soutien aux employés, ce poste contribue à créer un milieu de travail productif et professionnel.

La personne retenue fournira un soutien administratif à la direction et au personnel, coordonnera la logistique du bureau et les événements, gérera les relations avec les fournisseurs et participera à diverses activités opérationnelles et comptables. Ce poste exige des compétences organisationnelles exceptionnelles, le souci du détail, du professionnalisme et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement de services professionnels.

Principales responsabilités :

Coordination des installations

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux, y compris les espaces de travail, les installations de cuisine, les salles de réunion et les aires communes.
• Gérer les fournitures et l’équipement de bureau, notamment les imprimantes, les traceurs et le système d’alarme.
• Coordonner les demandes d’entretien des locaux et assurer la liaison avec la direction de l’immeuble, les entrepreneurs et les fournisseurs externes.
• Examiner et approuver les factures liées au bureau et surveiller les ententes de services administratifs.
• Coordonner la logistique des réunions, l’accueil des visiteurs, la réservation des salles et les besoins en matière de stationnement.
• Organiser les événements au bureau, les activités pour les employés et les rassemblements d’équipe.
• Appuyer les processus d’intégration et de départ des employés en collaboration avec les Ressources humaines et les Technologies de l’information.

Soutien administratif

• Fournir un soutien administratif à la direction et au personnel de bureau.
• Tenir à jour le calendrier des congés du bureau.
• Préparer, mettre en forme et distribuer la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents d’affaires.
• Tenir à jour les systèmes de classement électroniques et physiques conformément aux normes de l’entreprise.
• Répondre, filtrer et acheminer les appels, les courriels et les demandes de renseignements de manière professionnelle.
• Soutenir les communications internes et assurer une circulation efficace de l’information au sein du bureau.

Soutien comptable

• Assurer le soutien aux tâches administratives comptables de base, notamment le dépôt de chèques, la production de rapports de dépenses, le traitement des factures et la tenue des registres.
• Surveiller les exigences en matière d’information et de documentation des fournisseurs.

Soutien au marketing et à la conformité

• Participer aux réunions mensuelles de marketing et coordonner la mise en œuvre locale des initiatives de marketing de l’entreprise.
• Tenir à jour les renseignements sur les sous-traitants et les fournisseurs dans ISNetworld afin d’assurer la conformité et l’exactitude des données pour l’équipe du bureau de Montréal.
• Participer au comité de santé et de sécurité et agir à titre de premier répondant.

Qualifications et expérience:

• Diplôme d’études secondaires; des études postsecondaires en administration, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe constituent un atout.
• Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif, de coordination de bureau ou de gestion de bureau.
• Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes.
• Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, verbale et écrite, tant en français qu’en anglais.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Une expérience dans le domaine des services professionnels, de l’ingénierie, de la consultation ou dans un milieu similaire est considérée comme un atout.
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de souci du détail.
• Esprit d’initiative, capacité à résoudre les problèmes et sens du service à la clientèle avérés.

Conditions de travail:

• Horaire : 30 heures par semaine du lundi au vendredi, de 8 h à 14h30-15 h (6 heures par jour)
• Poste entièrement sur place, au bureau de Montréal
• Une certaine flexibilité peut être requise à l’occasion pour répondre aux besoins liés aux réunions, aux événements ou aux opérations.
• Permis de conduire et accès à une auto pour effectuer occasionnellement des courses locales

Avantages et privilèges :

• Un milieu de travail dynamique et collaboratif avec café, thé et fruits frais gratuits, accès à une table de billard et une vue magnifique sur la ville;
• Stationnement gratuit
• Une assurance collective généreuse (assurance médicale, dentaire, invalidité, vie et voyage), un service de télémédecine et un programme d’aide aux employés;
• Une rémunération concurrentielle et la possibilité d’acheter des actions de l’entreprise;
• Régime de retraite avec cotisations de l’employeur;
• Formation continue et perfectionnement professionnel;
• Activités sociales et allocation annuelle de 200 $ pour les activités sportives.

À propos de nous :

Fondée en 1975, Salas O’Brien est une entreprise d’ingénierie et de services professionnels détenue par ses employés, qui vise à avoir un impact positif pour nos clients, notre équipe et le monde entier. Nous savons que les exigences de demain sont les occasions d’aujourd’hui, et nous sommes là pour concevoir des solutions durables aux défis pressants.

Nous intervenons dans divers secteurs d’activité en offrant des services intégrés d’ingénierie et de consultation. Notre expertise se concentre sur les industries de l’alimentation et des boissons, ainsi que sur certains secteurs pharmaceutiques.

Avis aux agences de placement ou recrutement

Salas O'Brien n'accepte pas les CV non sollicités provenant de recruteurs ou d'agences externes. Nous travaillons uniquement avec des partenaires agréés engagés directement par notre équipe de recrutement pour des recherches spécifiques. Les candidatures non sollicitées ne donneront pas droit à des frais de placement.

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Administrative Coordinator

Summary: 

The Administrative Coordinator plays a key role in ensuring the efficient day-to-day operation of the Montreal office. Acting as a central point of contact for office administration, facilities coordination, vendor management, and employee support, this position contributes to a productive and professional work environment.

The successful candidate will provide administrative support to leadership and staff, coordinate office logistics and events, manage vendor relationships, and assist with a variety of operational and accounting-related activities. This role requires exceptional organizational skills, attention to detail, professionalism, and the ability to manage multiple priorities in a professional services environment.

Key responsibilities: 

Facilities Coordination

• Ensure the smooth day-to-day operation of the office, including workspaces, kitchen facilities, meeting rooms, and common areas.
• Manage office supplies and equipment including printers, plotters, and alarm systems.
• Coordinate office maintenance requests and liaise with building management, contractors, and external vendors.
• Review and approve office-related invoices and monitor administrative service agreements.
• Coordinate meeting logistics, visitor arrangements, room bookings, and parking requirements.
• Organize office events, employee activities, and team gatherings.
• Support employee onboarding and offboarding processes in collaboration with Human Resources and Information Technology.

Administrative Support

• Provide administrative support to leadership and office personnel.
• Maintain the office vacation schedule.
• Prepare, format, and distribute correspondence, reports, presentations, and other business documents.
• Maintain electronic and physical filing systems in accordance with company standards.
• Answer, screen, and direct incoming calls, emails, and inquiries in a professional manner.
• Support internal communications and ensure effective information flow within the office.

Accounting Support

• Support basic accounting administration, including cheque deposits, expense reporting, invoice processing, and record maintenance.
• Monitor vendor information and documentation requirements.

Marketing and Compliance Support

• Attend monthly marketing meetings and coordinate local execution of corporate marketing initiatives.
• Maintain contractor and supplier information within ISNetworld to ensure compliance and accuracy for the Montreal office team.
• Participate in the health and safety committee and act as a first responder.

Qualifications and Experience:

• High school diploma; post-secondary education in administration, office management, or a related field is considered an asset.
• Minimum of 3 to 5 years of experience in an administrative, office coordination, or office management role.
• Strong organizational and time-management skills with the ability to manage competing priorities.
• Excellent interpersonal, verbal, and written communication skills in both French and English.
• Proficiency with Microsoft Office Suite, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.
• Experience within a professional service, engineering, consulting, or similar environment is considered an asset.
• High level of professionalism, discretion, and attention to detail.
• Demonstrated initiative, problem-solving ability, and customer-service orientation.

Working conditions:

• Schedule: 30 hours per week, Monday to Friday, 8am to 3pm (6 hrs per day)
• Fully on-site role based in the Montreal office
• Occasional flexibility may be required to support meetings, events, or operational needs.
• Driver’s licence and access to a car for the occasional local errand

Benefits and perks:

• A dynamic and collaborative work environment with complimentary coffee, tea, fresh fruits, access to a pool table and beautiful view to the city;
• Free parking
• Generous group insurance (medical, dental, disability, life, and travel insurance), telemedicine service, and employee assistance program;
• Competitive compensation and the opportunity to purchase company stock;
• Retirement plan with employer contributions;
• Continuing education and professional development;
• Social activities and a $200 annual allowance for sports activities

About Us:

Founded in 1975, Salas O’Brien is an employee-owned engineering and professional services firm focused on achieving impact for our clients, our team, and the world. We know that tomorrow’s requirements are today’s opportunities, and we are here to design lasting solutions for pressing challenges.

We work across a variety of industries providing integrated engineering and consulting services. Our specialized experience is in the Food and Beverage Industries and some Pharmaceutical.

Third-Party Agency Notice

Salas O’Brien does not accept unsolicited resumes from external recruiters or agencies. We only work with approved partners engaged directly by our Talent Acquisition team for specific searches. Unsolicited submissions will not be eligible for placement fees.