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Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.
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Job Type:
RegularAdditional Locations:
Weekly Hours:
40
Position End Date:
Job Category:
ExcluSalary Range:
$127,656.00 - 159,570.00 CADCompensation grade:
EXC-P-13Job Description
La personne occupant ce poste assume le leadership de l’élaboration, de l’amélioration et de la gestion courante des systèmes, des processus et des services qui soutiennent, à l’échelle du Collège, le recrutement, les admissions et la mobilité étudiante, les inscriptions, la perception des droits, la tenue des registres, la gestion du curriculum, la gestion et la vérification des effectifs étudiants, la collation des diplômes et des grades, l’aide financière et les services d’établissement des horaires pour tous les programmes postsecondaires. De plus, elle est responsable de la sanction de toutes les études terminées au Collège. Elle est responsable d’établir la vision stratégique de son secteur et d’assurer l’intégrité institutionnelle. Elle est aussi responsable de la mise en œuvre et de l’application des politiques, des directives et des procédures ministérielles relatives aux fonctions, aux services et aux systèmes utilisés dans l’exercice des fonctions du registraire. Ce poste relève de la vice-présidence à l’enseignement.
Responsabilités:Leadership au sein du Bureau des admissions et du registrariat
- Veiller à ce que les ressources, les services et les systèmes relevant du registrariat soient modernes et soutiennent les plans stratégiques et pédagogiques du Collège. Préconiser l’approche « guichet unique », la standardisation des services et la mise en œuvre des directives ministérielles, ainsi que des directives et procédures internes dans tous les campus du Collège.
- Veiller à l’efficacité de l’admission et de l’inscription de la population étudiante du Collège, tout en assurant le respect des normes imposées par des organismes externes ainsi que des particularités des programmes. Élaborer, mettre en œuvre et surveiller des processus conformément aux exigences ministérielles pour que les objectifs en matière d’effectifs étudiants soient atteints, sans être dépassés lorsque cela entraînerait des coûts supplémentaires ou lorsque d’autres restrictions s’appliquent. Collaborer avec Boréal International pour que les processus d’admission et de mobilité étudiante soient coordonnés, efficaces et conformes aux exigences imposées par les autorités provinciales et fédérales.
- Collaborer avec tous les secteurs chargés de l’enseignement et de l’administration à l’élaboration et à l’établissement de normes collégiales régissant les admissions et la mobilité étudiante, le curriculum et l’obtention du diplôme, du grade et du baccalauréat, ainsi que les services, systèmes et processus d’inscription intégrés.
- Planifier et diriger l’élaboration et la mise en œuvre des opérations, systèmes, politiques, directives et procédures qui appuient le Collège en matière de confidentialité, d’accès à l’information, de tenue à jour et de conservation des renseignements sur les programmes et les cours, les dossiers de la clientèle et de la population étudiante, les données historiques sur les inscriptions, les données sur la répartition des installations (horaires, salles de classe, etc.) et d’autres données à l’appui de la recherche institutionnelle. Assurer la formation et la communication des directives à l’égard de l’accès à l’information et veiller au respect des directives. Assurer la veille stratégique et le leadership pour tous les processus de changement qui relèvent de son secteur. Agir à titre d’autorité finale pour la sanction des études au Collège Boréal.
- Élaborer, mettre en œuvre et surveiller les pratiques et les lignes directrices pour la répartition des installations du Collège et travailler avec les intervenants pour établir le mode de répartition le plus efficace dans ce domaine.
- Veiller à l’organisation et à la mise en œuvre des cérémonies de remise de diplômes pour tous les campus du Collège.
- Planifier et diriger l’établissement, la communication et la mise en œuvre des droits de scolarité et des droits accessoires institutionnels tout en respectant les directives et procédures établies par le Collège et le ministère.
- Favoriser un milieu de travail sain et harmonieux axé sur un service à la clientèle de grande qualité et sur l’amélioration continue des services et des procédures d’affaires.
- Veiller aux communications stratégiques du secteur par différents moyens, y compris les courriels, l’annuaire, les portails étudiant et d’admission, le site Web, l’application mobile, etc.
- Établir les budgets et veiller à l’utilisation judicieuse des fonds.
- Surveiller l’établissement des horaires de cours selon les besoins établis par les programmes et porter à l’attention de la personne superviseure tous les défis associés à l’utilisation appropriée des ressources physiques du Collège.
Leadership auprès de la haute direction et des comités du Collège
- Fournir des avis à la présidence et aux membres de la haute direction concernant un vaste éventail de questions (préoccupations du corps étudiant, incidence des changements apportés à la législation et aux politiques, orientation stratégique pour les questions relatives au registraire, etc.).
- Participer à l’élaboration de nouveaux programmes, de normes et de règlements relatifs à l’enseignement, de pratiques et de procédures pédagogiques et à la gestion des effectifs étudiants en participant à divers comités du Collège.
- Fournir un leadership stratégique aux secteurs de l’enseignement et de l’administration concernant l’incidence du financement sur les initiatives d’élaboration ou de révision de programmes et faciliter les processus connexes. Servir de personne-ressource concernant les initiatives liées aux programmes d’études pour veiller au respect des normes de formation.
- Participer activement à la détermination des possibilités et aux négociations avec les établissements partenaires et passer en revue toutes les ententes d’articulation et les ententes commerciales applicables avant leur approbation finale par le secteur Enseignement et la présidence.
- Participer à l’interne et à l’externe à divers comités, groupes de travail et autres instances pour fournir des avis, des conseils et de l’orientation sur toutes les questions liées aux services, aux processus et aux systèmes du Bureau des admissions et du registrariat.
- Collaborer étroitement à l’élaboration et à la mise à jour de documents pertinents pour le Collège, y compris le Guide Boréal, le calendrier scolaire, etc.
Leadership en matière de plaintes, d’appels et d’infractions
- Assumer la responsabilité du processus d’appel concernant les admissions. Enquêter et examiner les situations visées par un appel et assurer la médiation avec la personne étudiante, le secteur du programme d’études et le personnel chargé des admissions. Régler le différend lorsque cela est possible ou transmettre le dossier à un comité d’arbitrage.
- Assumer la responsabilité de la gestion du processus d’appel d’une décision administrative. Organiser la documentation relative à l’appel, assurer la participation des membres du comité d’appel, organiser la logistique de l’appel et communiquer la décision aux parties prenantes.
- Agir en qualité de conseillère ou de conseiller auprès des secteurs chargés de l’enseignement ou de l’administration qui doivent intervenir en cas d’infraction. Fournir de l’orientation concernant la sanction appropriée et veiller à l’application des décisions prévoyant des suspensions ou des expulsions.
- Gérer les plaintes de la clientèle avec ouverture d’esprit et dans le but d’améliorer les processus du secteur.
Responsabilités de gestion générale
- Orienter et diriger le personnel du Bureau des admissions et du registrariat (soutien administratif, admissions et mobilité étudiante, horaires et systèmes, aide financière, etc.). Assumer la responsabilité du recrutement, de la sélection, du perfectionnement, de la motivation, de l’affectation et de l’évaluation du personnel et des fournisseurs de services externes.
- Négocier des contrats et des ententes de projet pour soutenir des initiatives à l’échelle du secteur ou du Collège.
- Établir et tenir à jour le budget du département, les budgets de projets et les budgets de programmes de bourses d’aide financière visant certains groupes de la population étudiante.
- Diplôme de 4 ans en administration des affaires ou domaine connexe;
- Minimim de 9 années d'expérience pertinente;
- Engagement envers le développement professionnel. Une maîtrise ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente (un atout);
- Capacité à analyser objectivement les situations, à évaluer les conséquences des décisions et à proposer des solutions innovantes pour relever les défis complexes;
- Engagement envers l’excellence du service à la clientèle pour répondre aux besoins de la population étudiante et des parties prenantes de manière efficace et courtoise;
- Bonne connaissance du milieu collégial et des enjeux liés au Bureau des admissions et du registrariat et à la gestion des effectifs étudiants;
- Aptitudes marquées en communication, en négociation et en résolution de problèmes et de conflits;
- Solides compétences en communication verbale et écrite, en français et en anglais, pour interagir avec la population étudiante, le personnel, y compris le personnel enseignant, et les parties prenantes externes;
- Intégrité et respect de la confidentialité des renseignements sensibles liés à la population étudiante et aux dossiers scolaires;
- Capacité d’adaptation à des situations en constante évolution;
- Excellentes habiletés organisationnelles et interpersonnelles;
- Degré élevé d’initiative, capacité à travailler de façon autonome et dans des délais serrés;
- Compétences avancées en leadership, capacité à diriger une équipe et à favoriser un environnement de travail collaboratif;
- Connaissances approfondies des systèmes informatisés de gestion, de la prestation de services par voie électronique et de la suite Microsoft;
- Capacité à analyser, à interpréter et à préparer des rapports statistiques complexes;
- Aptitudes marquées pour la gestion et le travail d’équipe.
Closing Date:
2026-09-07 11:59pmNote: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.
First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.
Skills Required
- Four-year degree in business administration or a related field
- Minimum of nine years of relevant experience
- Commitment to professional development
- Strong knowledge of the college environment, admissions and registrar functions, and student enrollment management
- Strong communication, negotiation, problem-solving, and conflict-resolution skills
- Advanced verbal and written communication skills in French and English
- Integrity and ability to maintain confidentiality of sensitive student and academic records
- Adaptability in constantly changing situations
- Excellent organizational and interpersonal skills
- High initiative and ability to work independently under tight deadlines
- Advanced leadership skills and ability to lead a team collaboratively
- Advanced knowledge of computerized management systems, electronic service delivery, and Microsoft Office Suite
- Ability to analyze, interpret, and prepare complex statistical reports
- Strong management and teamwork skills
- Master’s degree or equivalent combination of education and experience
What We Do
Collège Boréal is a French-language post-secondary institution in Ontario, established in 1995. It provides a wide range of programs including post-secondary education, employment services, literacy and apprenticeship programs, corporate training, and applied research. The college is dedicated to fostering community development and growth, serving as a vital hub for education and training while focusing on student success and socioeconomic integration within the Francophone community.
