Office Supervisor

Ocado to światowy lider w innowacjach dotyczących zakupów spożywczych online, oferujący zaawansowane i nowatorskie rozwiązania technologiczne. Dzięki zautomatyzowanym systemom magazynowym oraz nawiązywaniu nowych partnerstw z sklepami detalicznymi na całym świecie, wspieramy naszych partnerów w dostarczaniu klientom tego, czego potrzebują.

Ocado Smart Platform (OSP) to zaawansowana platforma e-commerce, która integruje oprogramowanie oparte na mikroserwisach z modułowym i skalowalnym sprzętem. Obejmuje nowatorskie technologie, takie jak nasze w pełni zautomatyzowane magazyny, znane jako Centra Realizacji Zamówień (CFC), oraz wiodące na rynku oprogramowanie, w tym niezwykle wydajne silniki routingu i zoptymalizowane systemy zarządzania łańcuchem dostaw oraz prognozowania.

Z dumą ogłaszamy współpracę z Auchan, wiodącym detalistą spożywczym w Polsce. To niezwykle ekscytujący czas, aby dołączyć do Ocado i być częścią pierwszego rozwiązania w kraju oraz naszej szerszej globalnej ścieżki rozwoju.

Do naszego nowego obiektu w Wilczej Górze, w powiecie piaseczyńskim, poszukujemy osoby na stanowisko Office Supervisor. Osoba na tym stanowisku będzie bezpośrednio raportować do Głównego Kierownika Operacyjnego ds. Inżynierii (LEOM), zapewniając wsparcie biznesowe dla LEOM i zespołu.

Co będziesz robić? Jest to stanowisko samodzielne, w którym będziesz świadczyć usługi administracyjne dla zespołu inżynierskiego i operacji biznesowych. Będziesz punktem kontaktowym między lokalnymi zespołami a działami Kadr, Finansów, HR i innymi powiązanymi departamentami.

Na miejscu będziesz zapewniać wsparcie pierwszej linii w zakresie HR, finansów i spraw administracyjnych dla pracowników Ocado oraz menedżerów liniowych.

Finanse:

• Przygotowywanie raportu zmiennych płacowych dla zewnętrznego dostawcy płac i kontrola ich wyników.
• Kontakt z zespołem finansowym w zakresie zarządzania fakturami; przydzielanie faktur.
• Utrzymanie zakupów w ramach budżetu, zapewniając przestrzeganie procesów zakupowych firmy oraz utrzymanie śladu audytowego; zarządzanie wydatkami na karcie firmowej.
• Tworzenie zamówień zakupu w systemie ERP (Oracle Fusion).
• Wsparcie administracyjne dla pracowników w zakresie rezerwacji podróży, zarówno dla naszych pracowników, jak i dla pracowników z innych części Ocado odwiedzających CFC. Zgłaszanie diet zgodnie z polityką podróży – śledzenie czasu i obecności – wsparcie w zakresie wydatków – komunikacja z zespołem ds. mobilności.
• Wsparcie w zakresie wydatków podróżnych, od organizacji po zwrot kosztów.
• Cło – ułatwianie komunikacji między działem celnym a działem w Wielkiej Brytanii (łańcuch dostaw).

HR:

• Uzyskiwanie wskazówek od Partnera Biznesowego HR w zakresie inicjatyw HR w celu odpowiedzi na pytania dotyczące spraw kadrowych i administracyjnych związanych z urlopami, dniami wolnymi, awansami pracowników, kartami czasu pracy, dokumentacją czasu pracy.

Administracja:

• Wsparcie w procesie rejestrowania czasu pracy i obecności, w tym rejestrowanie nieobecności i planowanie zmian.
• Utrzymywanie polityk i regulacji biurowych.
• Zamawianie materiałów biurowych i artykułów papierniczych dla zespołu, zapewnianie terminowych dostaw oraz zarządzanie fakturami.
• Przestrzeganie lokalnych przepisów prawa pracy.
• Wsparcie w zadaniach dotyczących BHP w firmie, przeglądach i audytach.
• Koordynacja planów wprowadzenia do pracy i wdrażania nowych pracowników we współpracy z wewnętrznymi interesariuszami.
• Zapewnienie, że nasze obiekty w miejscu pracy funkcjonują na odpowiednim poziomie.
• Wykonywanie wszelkich doraźnych zadań, wniosków i inicjatyw w celu zapewnienia właściwego przepływu pracy.

Jakich umiejętności i doświadczenia szukamy?

• Podstawowa znajomość polskiego kodeksu pracy.
• Doświadczenie w administracji HR.
• Umiejętności organizacyjne, z zdolnością do ułatwiania, priorytetyzacji, proaktywności, pragmatyzmu oraz kreatywnego podejścia do rozwiązywania problemów i rozwijania nowych procesów, a także umiejętności reagowania na wiele zadań jednocześnie.
• Autentyczna orientacja na usługi, motywacja do działania i asertywność.
• Doświadczenie w zarządzaniu środowiskiem biurowym, w tym administracją, zarządzaniem obiektami, finansami, HR i BHP, przy ścisłej współpracy z globalnymi współpracownikami.
• Doświadczenie w zarządzaniu dostawcami/systemami zakupów byłoby dodatkowym atutem.

Co oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę. 
• Benefity: prywatna opieka medyczna - Luxmed, Karta Multisport, ubezpieczenie grupowe. 
• Program poleceń pracowniczych.

#LI-OS

#LI-ONSITE

#LI-KP1