Specialiste controle des offres

Job Description:

Lieu : Québec, QC (mode hybride)
Type de poste : Permanent, temps plein

EXFO est un chef de file mondial en matière de solutions intelligentes de test, de surveillance et d’analyse de réseaux. Nos technologies soutiennent les plus grands fournisseurs de services de télécommunications, fabricants d’équipements réseau et fournisseurs de services Web à travers le monde.

Présente dans plus de 25 pays et comptant plus de 2 000 employés, EXFO est le leader mondial des tests de fibre optique et possède le plus important déploiement de solutions d’assurance de services actifs. Nos solutions matérielles et logicielles permettent à nos clients d’accélérer les transformations technologiques liées à la fibre optique, à la 5G, à la virtualisation, à l’Internet des objets (IoT) et à l’analytique des données.

Au sein de l’équipe Expérience Client – Fibre, le ou la Spécialiste contrôle des offres est responsable d’assurer la gestion efficace, l’analyse et l’approbation des offres et des contrats liés aux solutions RFTM (Remote Fiber Test Monitoring).

En étroite collaboration avec les équipes de prévente et de ventes responsables de l’élaboration des offres commerciales et de la négociation des contrats, la personne titulaire agit comme point de coordination avec plusieurs équipes internes, notamment les lignes de produits, les finances et le service juridique.

Ce rôle requiert de solides capacités d’analyse financière et de gestion des risques, une excellente compréhension des processus commerciaux internationaux ainsi que la capacité à synthétiser et à présenter des dossiers complexes à différents niveaux de l’organisation.

• Appliquer la politique d’approbation des offres et des contrats d’EXFO.
• Analyser les offres et les contrats afin d’en évaluer les aspects financiers, les principaux indicateurs de performance et les risques associés.
• Préparer des synthèses claires permettant aux approbateurs de prendre des décisions éclairées.
• Présenter les offres et les contrats aux différents niveaux de direction lorsque requis.
• Collaborer étroitement avec les équipes de prévente, de ventes, de lignes de produits, des finances, du service juridique et les autres partenaires internes.
• Comprendre, consolider et communiquer les préoccupations et recommandations des différents intervenants.
• Assurer le transfert efficace des dossiers vers les équipes après-vente.
• Soutenir les équipes de prévente afin de répondre aux exigences des clients dans le cadre de l’élaboration des offres.
• Maintenir et améliorer les procédures et processus du département.
• Assurer la tenue de dossiers précis, complets et à jour.
• Gérer simultanément plusieurs offres et contrats tout en respectant des échéanciers serrés.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et de la qualité du service offert aux clients internes.

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe; toute combinaison pertinente d’études et d’expérience sera considérée.
• Environ 2 ans d’expérience pertinente dans une fonction similaire, idéalement dans un environnement international.
• Bonne compréhension de la représentation financière d’une offre (P&L) et de ses principaux indicateurs.
• Connaissance des règles du commerce international, notamment les Incoterms et les moyens de paiement internationaux.
• Excellente maîtrise d’Excel et de ses outils d’analyse, notamment les tableaux croisés dynamiques et les formules.
• Capacité à analyser une offre ou un contrat et à présenter une synthèse claire et structurée à des gestionnaires et dirigeants.
• Excellentes compétences en planification, priorisation et gestion des échéances.
• Capacité à gérer plusieurs offres ou contrats simultanément avec rigueur et souci du détail.
• Approche structurée, orientée vers les processus, les résultats et la qualité.
• Excellentes aptitudes en communication et en collaboration.
• Autonomie, jugement et solides compétences en résolution de problèmes.
• Grande capacité d’adaptation, d’agilité et de flexibilité.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook.
• Connaissance de Power BI, SharePoint ou d’autres outils collaboratifs considérée comme un atout.
• Formation ou expérience dans le domaine des télécommunications considérée comme un atout.
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

• Entreprise technologique innovante et reconnue mondialement.
• Environnement international, collaboratif et stimulant.
• Possibilité de contribuer directement à des offres commerciales stratégiques et à portée internationale.
• Mode de travail hybride.
• Excellentes possibilités de développement professionnel et d’évolution de carrière.
• Gamme complète d’avantages sociaux.

La connaissance du français et de l’anglais est requise pour ce poste, puisque ses responsabilités impliquent des échanges fréquents, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec des clients, partenaires, fournisseurs ou collègues situés à l’extérieur du Québec.

Location: Quebec City, QC (Hybrid)
Position Type: Permanent, Full-Time

EXFO is a global leader in intelligent test, monitoring, and analytics solutions for the telecommunications industry. Our technologies support the world's leading communication service providers, network equipment manufacturers, and cloud service providers.

With more than 2,000 employees across 25 countries, EXFO is the global leader in fiber optic testing and the world's largest provider of active service assurance solutions. Our hardware and software solutions help customers accelerate technology transformations related to fiber optics, 5G, virtualization, the Internet of Things (IoT), and advanced analytics.

As part of the Customer Experience – Fiber team, the Bid Control Specialist is responsible for the effective management, analysis, and approval of bids and contracts related to EXFO's RFTM (Remote Fiber Test Monitoring) solutions.

Working closely with presales and sales teams responsible for developing commercial proposals and negotiating contracts, the incumbent acts as a key point of coordination with several internal teams, including Product Line Management, Finance, and Legal.

This role requires strong financial and risk-analysis capabilities, a solid understanding of international business processes, and the ability to summarize and present complex proposals to stakeholders at various levels of the organization.

• Apply EXFO's bid and contract approval policies.
• Analyze bids and contracts to assess financial considerations, key performance indicators, and associated risks.
• Prepare clear and structured summaries to support informed decision-making by approvers.
• Present bids and contracts to various levels of management when required.
• Collaborate closely with presales, sales, product line, finance, legal, and other internal teams.
• Understand, consolidate, and communicate concerns and recommendations from various stakeholders.
• Coordinate the effective handover of approved opportunities to after-sales teams.
• Support presales teams in addressing customer requirements during the bid-development process.
• Maintain and continuously improve departmental procedures and processes.
• Ensure accurate, complete, and up-to-date record keeping.
• Manage multiple bids and contracts simultaneously while meeting tight deadlines.
• Contribute to the continuous improvement of processes and the quality of service provided to internal customers.

• Bachelor's degree in Business Administration or a related field; an equivalent combination of education and relevant experience will be considered.
• Approximately 2 years of relevant experience in a similar role, ideally within an international environment.
• Good understanding of the financial representation of a bid (P&L) and its key indicators.
• Knowledge of international trade practices, including Incoterms and international payment methods.
• Advanced proficiency in Excel and analytical tools, including pivot tables and formulas.
• Ability to analyze a bid or contract and present a clear, structured summary to managers and senior executives.
• Excellent planning, prioritization, and deadline-management skills.
• Ability to manage multiple bids or contracts simultaneously with accuracy and attention to detail.
• Structured, process-oriented approach with a strong focus on results and quality.
• Strong communication and collaboration skills.
• Ability to work independently, exercise sound judgment, and solve problems effectively.
• Adaptable, agile, and flexible approach to changing priorities.
• Proficiency with Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.
• Knowledge of Power BI, SharePoint, or other collaboration tools is considered an asset.
• Technical education or experience in telecommunications is considered an asset.
• Advanced proficiency in both French and English, written and spoken.

• Join an innovative and globally recognized technology company.
• Work in an international, collaborative, and stimulating environment.
• Contribute directly to strategic commercial opportunities with global reach.
• Flexible hybrid work model.
• Excellent opportunities for professional growth and career development.
• Comprehensive benefits package.

Knowledge of both French and English is required for this position, as the role involves frequent verbal and written communication with customers, partners, suppliers, and colleagues located outside Quebec.

EXFO est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous valorisons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous nos employés.

EXFO is an equal opportunity employer. We value diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.

EXFO is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.