RA Systems & Performance Manager (H/F)

We are looking for our next RA Systems & Performance Manager (H/F). This position will be located in Lestrem.

Role :

- The SPM leads the regulatory team to build and maintain a robust yet agile regulatory management system.

His/her analytical mind and good expression skills allows him/her to write or support the writing of all relevant documentation such as the RA Manual, directives, instructions, lists or forms

- With a continuous improvement mindset, he/she strives to identify all improvement opportunities in relation which work processes, taking into account the requirements of the regulatory team and those of RA’s internal customers.

Always willing to optimize the operational and organizational aspects of a high performing RA function, he/she will be perceived as a value-creator.

He/she collects Raw data, transforms them into relevant KPIs and use them to regularly issues commented reports.

- Thanks to his/her IT skills, he/she creates tools enabling to measure the regulatory affairs activity.

He/she also maintains these tools up to date both technically and qualitatively.

- He/she develops his/her tasks in alignment with the Legal operations manager.

You will be responsible for :

• The Global Regulatory Affairs Management System (RAMS):

- manages all documentary material (writing/reviewing),

- manages obsolescence/planning of revisions,

- drafts and updates internal compliance policies        

- promotes and facilitates the implementation of RA directives and instructions

- prepares and leads the annual management system review

- manages a centralized document storage system for regulatory dossiers

- supervises the collection, storage, and analysis of data for regulatory submissions.

• Supports the head of Corporate RA to build the annual action plan and follows it up

- coordinates support to external audits and inspections (e.g. FSSC 22000)

- organizes regulatory watch collect and ensures timely dissemination to relevant stakeholders

- maintains a consolidated list of applicable regulations across business areas and regions.

- organizes and disseminates the Regulatory Newsletter

• The operational excellence:

- collects RA activity Raw Data (incl. furniture of templates)

- generates KPIs based on Raw Data

- regularly issues reports on RA activity

- trains RA members on Excellence topics

- manages the RA Corporate budget

- is the key contact of the global Excellence functions

• All activity requiring advanced IT knowledge:

- creates/maintains our internal databases (One Stop Shop, Cosmetics BDD etc.)

- manages the contracts of our external databases (Leatherhead, Food Chain ID etc.)

- creates/maintains our IT tools and templates

- manages data storage, ensures data integrity and traceability

- creates and manages e-learnings for the Regulatory function

What will we love about you ?

• Master degree in IT or Science (Food sciences, Chemistry, Life sciences) and willing to be trained on Regulatory topics.

• Experience minimum 5-7 years

• Innovative, autonomous, agile, open-minded, strong business acumen

• Driven by performance / optimization, problem-solving and results oriented

• Empathic, leading capabilities and good communication skills

• Excellent social and communication skills in English, both written and verbal

• Exhibit strong ethical standards and integrity

But also :

• Ability to conceptualize, design and implement Management System processes and their measurement tools such as KPIs

• Ability to explain & teach abstracts concepts

• Ability to summarize numbers and figures into workable and operational documents

• Ability to enlighten business on how regulations impact its development or innovation and propose adapted risk management strategies / advices on opportunities

• Ability to explain, communicate and turn a vision into a concrete actions plan

• Strong project management skills and ability to lead cross-functional teams

What will you love about us?

• Opportunities to learn and develop in an entrepreneurial environment that encourages innovation.

• Our internal mobility policy

• Benefits such as: RTT, Time Savings Account, Incentives

• The possibility of combining professional and personal life through telecommuting and organizational flexibility.

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Nous recherchons notre prochain Responsable Systèmes et Performances RA (H/F). Ce poste sera basé à Lestrem.

Le/La MSP guide l'équipe réglementaire afin de construire et de maintenir un système de management des affaires réglementaire robuste et agile. Dans une optique d'amélioration continue, il/elle s'efforce d'identifier toutes les opportunités d'amélioration liées aux processus de travail, en tenant compte des exigences de l'équipe réglementaire et de celles des clients internes de RA.

Son rôle :

Grâce à ses compétences informatiques, il/elle crée des outils permettant de mesurer l'activité des affaires réglementaires. Il/elle maintient également ces outils à jour, tant sur le plan technique que qualitatif.

Il/elle collecte et transforme les données brutes en indicateurs clés de performance pertinents et publie régulièrement des rapports commentés.

Son esprit d'analyse et sa bonne capacité d'expression lui permettent de rédiger ou de contribuer à la rédaction de toute documentation pertinente, telle que le manuel des affaires réglementaires, les directives, les instructions, les listes ou les formulaires.

Soucieux(se) d'optimiser les aspects opérationnels et organisationnels d'une fonction affaires réglementaires performante, il/elle sera perçu(e) comme un(e) créateur(trice) de valeur. Il/Elle développe ses missions en collaboration avec le/la responsable des opérations juridiques.

Vos principales responsabilités seront :

• le Système de management des affaires réglementaires (RAMS) :  

- Assiste le Head of Regulatory Affairs dans l'élaboration du plan d'action annuel et en assure le suivi.         

- Coordonne le soutien aux audits et inspections externes (par exemple, FSSC 22000).         

- Organise la collecte des formulaires de veille réglementaire et en assure une diffusion rapide aux parties prenantes concernées.         

- Tient à jour une liste consolidée des réglementations applicables dans tous les secteurs d'activité et régions.

- Organise et diffuse la Newsletter réglementaire.

• Excellence opérationnelle :         

- Collecte les données brutes de l'activité RA (y compris la création de modèles)

- Génère des indicateurs clés de performance (KPI) à partir des données brutes  

- Publie régulièrement des rapports sur l'activité RA         

- Forme les membres de l'équipe RA aux thématiques Excellence          

- Gère le budget de l'équipe RA corporate     

- Est l'interlocuteur privilégié des fonctions Excellence globales

• Toutes les activités nécessitant des connaissances informatiques avancées :          

- Crée(e) et maintient nos bases de données internes (One stop Shop, BDD Cosmétiques, etc.)          

- Gère les contrats de nos bases de données externes (Leatherhead, Food Chain ID, etc.)          

- Crée(e) et maintient nos outils et modèles informatiques          

- Gère le stockage des données, garantit leur intégrité et leur traçabilité

- Crée(e) et gère des e-learnings pour la fonction Réglementaire

Qu'est-ce que nous allons aimer chez vous ?

• Titulaire d'un master / diplôme d’ingénieur en Informatique ou en Sciences (Sciences des Aliments, Chimie, Sciences de la Vie) et désireux(euse) d'être formé(e) sur des sujets Réglementaires

• Minimum 5-7 ans d'expériences

• Innovant(e), autonome, agile, ouvert d'esprit, sens aigu des affaires

• Motivé(e) par la performance et l'optimisation, orienté(e) vers la résolution de problèmes et les résultats

• Empathique, leadership et bonnes compétences en communication

• Excellentes compétences sociales et de communication en anglais, à l'écrit comme à l'oral

• Sens aigu de l'éthique et d'intégrité

Mais aussi :

• Capacité à conceptualiser, concevoir et mettre en œuvre les processus d'un système de management et leurs outils de mesure, tels que les indicateurs clés de performance (KPI)

• Capacité à expliquer et à enseigner des concepts abstraits

• Capacité à synthétiser des chiffres et des données chiffrées dans des documents exploitables et opérationnels

• Capacité à éclairer l'entreprise sur l'impact de la réglementation sur son développement ou son innovation et à proposer des stratégies de gestion des risques adaptées et des conseils sur les opportunités

• Capacité à expliquer, communiquer et traduire une vision en plan d'actions concret

• Solides compétences en gestion de projet et capacité à diriger des équipes transverses

Qu'est ce que vous allez aimer chez nous ?

• Des opportunités d'apprentissage et de développement dans un environnement entrepreneurial qui encourage l'innovation.

• Notre politique de mobilité interne.

• Des avantages tels que : RTT, Compte Épargne Temps, Incentives

• La possibilité de concilier vie professionnelle et vie personnelle grâce au télétravail et à la flexibilité organisationnelle.