The Role
Provides reception and telephone support while delivering courteous customer service. Welcomes visitors, answers and routes calls, manages correspondence, databases, office supplies, mail, courier shipments, invoices, purchase orders, and onboarding for interns and new employees. Requires strong organization, communication, discretion, prioritization, and customer-service skills in a corporate association environment.
Summary Generated by Built In
NOUS SOMMES BÂTISSEURS D’AVENIR
Vous
cherchez un nouveau défi administratif et ce, au sein d’une des plus grandes
associations de l’industrie de la construction? Vous êtes passionné.e par l’organisation ainsi que la planification? Vous êtes reconnu.e pour vos aptitudes relationnelles et votre rigueur au travail ? Faites partie de notre équipe
!
Nos employés.es sont au cœur du succès
de l’Association et c’est pourquoi nous nous faisons un devoir d’être à leur
écoute et de leur offrir un environnement de travail stimulant qui répond à
leurs défis quotidiens.
Relevant de la chef de service-membres, la personne titulaire de ce poste effectue un large éventail de tâches administratives afin de supporter le service client.
Cela signifie de grandes aptitudes pour le service à la clientèle et une facilité à communiquer avec.
RÔLE
Contribue à maintenir
une image positive de l’organisation en offrant un service client exceptionnel,
une présentation professionnelle et une attitude courtoise, une bienveillance
exemplaire et empreint de politesse.
MANDAT
- Accueillir
et répondre aux demandes des clients;
- Valider
les besoins des visiteurs, y répondre ou les rediriger aux bonnes personnes;
- Acheminer
les appels;
- Ouvrir
la correspondance et la distribuer;
- Transmettre
au commis aux payables les factures à payer, les bons de commandes numérisés;
- Accueillir
les stagiaires et les nouveaux employés;
- Responsable des bases de données des membres (entrée-sortie-mise à jour) dans tous les systèmes;
- Responsable
des achats de papeterie en tout genre;
- S’occuper
des envois postaux et de la timbreuse ;
- Responsable
des différentes messageries, tel que Purolator;
- Toutes autres tâches connexes.
QUALIFICATIONS
- Détenir un diplôme DEP option secrétariat ou minimum un équivalent de 5
ans d'expérience;
- Maîtriser
la langue française (parlée et écrite);
- Anglais
fonctionnel surtout oral;
- Maîtriser
la Suite Office ;
- Connaissance du milieu associatif, un atout;
- Expérience en secrétariat corporatif, un atout.
HABILETÉS
- Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et sens de l'accueil;
- Orientation marquée vers le service à la clientèle;
- Respect des échéanciers et bonne gestion des priorités;
- Sens de la planification et de l’organisation;
- Bon jugement, discrétion, tact, sens de l’éthique et intégrité;
- Autonomie et initiative;
- Esprit d’analyse et de synthèse;
- Flexibilité et capacité d’adaptation.
CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX
- Quatre
semaines de vacances par année après une année de services;
- Régime
d'avantages sociaux des plus concurrentiels;
- Développement des compétences (formation), afin de rester compétitif.ve et de se démarquer;
- Régime de retraite entièrement payé par l’employeur;
- Stationnement gratuit;
- Salaire selon les
compétences et l’expérience.
Horaire de travail, 9h à 17 heures du lundi au vendredi
Saisissez cette opportunité de vous impliquer au niveau de la
communauté des entrepreneurs de la construction de la région en faisant
parvenir votre curriculum vitae à Madame Nicole Bourque à l’adresse suivante : [email protected]
Skills Required
- DEP diploma in secretarial studies or an equivalent minimum of five years of experience
- Fluent spoken and written French
- Functional spoken English
- Proficiency with Microsoft Office Suite
- Knowledge of the association sector
- Experience in corporate secretarial work
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