OBJECTIF DU POSTE:
L’Office Manager gère nos bureaux afin d’offrir un environnement de travail fiable, sûr et de haute qualité, en cohérence avec la culture et les objectifs RSE d’Alice & Bob.
Rattaché(e) à la VP People & Culture, il/elle supervise les opérations et les services du bureau pour accompagner les employés sur site.
Dans ce rôle, vous interagirez au quotidien avec de nombreux interlocuteurs internes (People & Culture, IT, Marketing & Communication, Construction & Facilities, Achats, Sécurité & Sûreté, Finance, managers et employés) ainsi qu’avec des partenaires externes (propriétaire, prestataires de maintenance et de nettoyage, fournisseurs de bureau et de restauration, prestataires de voyage et autres services liés aux bureaux).
Responsabilités:
- veiller à ce que les bureaux restent propres, rangés, fonctionnels, organisés et accueillants au quotidien,
- s’assurer que les salles de réunion, espaces partagés et équipements de bureau soient opérationnels,
- gérer l’accueil, les visiteurs et l’hospitalité sur site, en coordination avec l’équipe Sécurité,
- coordonner les prestataires et les opérations quotidiennes liées aux bureaux,
- traiter les demandes liées au workplace et résoudre rapidement les problématiques pratiques du bureau,
- gérer les fournitures de bureau, la restauration / les commandes alimentaires, les goodies corporate et la logistique quotidienne du workplace,
- coordonner les livraisons de mobilier, les installations et les déménagements de bureaux,
- être le cœur battant d’Alice & Bob, connaître ses collègues et prendre soin d’eux,
- contribuer à l’onboarding des nouveaux arrivants : bureaux et culture d’entreprise,
- maintenir un environnement de travail aligné avec la culture d’Alice & Bob, son identité scientifique et ses standards de qualité,
- assurer l’organisation, l’exécution et l’évolution de nos rituels internes, de nos événements et de leur logistique,
- mettre en place les évolutions liées à la politique de télétravail et aux conditions de travail à distance (ex. : outil de flex office),
- proposer des pistes d’amélioration de nos politiques de QVCT et participer à la mise en œuvre de solutions,
- assurer le suivi des déplacements professionnels des collaborateurs et faire évoluer notre politique voyage au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise
1. Garantir une expérience collaborateur au bureau conforme aux standards d’Alice & Bob :
2. Contribuer à transmettre la culture d’entreprise et la faire vivre au quotidien
3. Contribuer au cadre et au déploiement de la QVCT
Profil recherché:
- Formation Bac +3 (ou équivalent) dans un domaine pertinent ou expérience équivalente
- Expérience confirmée en gestion de bureau et des environnements de travail
- Maîtrise de la gestion des fournisseurs et du suivi d’un budget opérationnel
- Capacité à améliorer et structurer des processus et procédures
- Fort sens de l’hospitalité et de la qualité de service
- Excellentes compétences en organisation, priorisation et suivi des actions
- Très bonnes compétences interpersonnelles et de communication
- Sensibilité aux enjeux RSE et à l’impact environnemental et social
- Maîtrise des outils : Slack, Microsoft 365, Notion, Precoro (ou équivalent)
- Fiabilité, sens du service, des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité
- Goût pour la résolution de problèmes concrets et l’amélioration de l’expérience collaborateurs
- Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
- Expérience de 3 à 5 ans en office management, gestion des environnements de travail ou hôtellerie
Process de recrutement:
- Entretien RH (30 minutes) avec Sylamite, Talent Acquisition Specialist
- Entretien manager (30 minutes) avec Caroline, VP People & Culture
- Test technique (1 heure) avec des membres de l’équipe
- Entretien leadership (1 heure) avec Chloé COO, suivi d’un entretien fit & culture avec deux membres d’Alice & Bob
Skills Required
- Bachelor's degree or equivalent experience in a relevant field
- Confirmed experience managing offices and workplace environments
- 3 to 5 years of experience in office management, workplace environment management, or hospitality
- Experience managing vendors and tracking an operational budget
- Ability to improve and structure processes and procedures
- Strong hospitality and service-quality orientation
- Excellent organization, prioritization, and follow-up skills
- Very strong interpersonal and communication skills
- Sensitivity to CSR and environmental and social impact issues
- Proficiency with Slack, Microsoft 365, Notion, and Precoro or equivalent tools
- Reliability, service orientation, accountability, discretion, and confidentiality
- Problem-solving ability and interest in improving employee experience
- Fluency in French and English, written and spoken
- Startup experience
- Technology-sector experience
What We Do
Founded in 2020, Alice & Bob secured $30 M funding in Series A. Today, we're recognized as one of the leaders in Quantum Computing. Our cat qubits are error corrected by design, reducing hardware requirements by up to 200 times compared to other platforms enabling fault-tolerant quantum computing at scale. Our headquarters is located in Paris, with offices in Boston, MA. We are 80+ smart and dedicated innovators, coming from 17+ countries and growing by the day. We are committed to one mission: build a useful quantum computer. Check open positions: bit.ly/joinusatAB
