Office Manager (Hybrid - Frankfurt)

Compensation Range:

€40,000–€50,000

Compensation Disclaimer:
The salary range listed reflects the base pay for this role at Altus Group and is provided where required by local regulations. Actual offers may differ based on experience, market conditions, and other relevant factors. The range does not include additional compensation such as bonuses, equity, benefits, or other incentives.

Job Summary:

We’re looking for an organized, proactive, detail-oriented Office Manager (full-time or part-time) to support leadership and the team with a wide range of administrative tasks.

If you enjoy creating a smooth, efficient, and welcoming workplace, this role is for you.

Key Responsibilities:

Administrative Support

• Support leadership and team with day-to-day admin tasks
• Maintain data and employee records (vacation, sick leave, etc.)
• Help organize internal workshops and meetings
• Send communications (letters, gifts, internal updates)
• Assist with LinkedIn content and website updates
• Support contract documentation and maintain internal records

Invoicing & Finance Support

• Manage incoming and outgoing invoices
• Track payments and follow up where needed
• Upload and manage invoices in Workday
• Support vendor invoice processing

Reporting

• Partner with accounting to support monthly reporting
• Help ensure smooth month-end processes

Information & Reporting Support

• Provide reports and insights to management
• Maintain employee data and respond to internal requests

Recruitment & Onboarding

• Support hiring processes (initial screenings)
• Help onboard/offboard employees
• Coordinate equipment and system access
• Ensure smooth employee setup

Payroll Coordination

• Work with payroll on employee changes (salary, benefits, absences, etc.)

Event Planning

• Organize team events (seasonal events, team dinners, birthdays, etc.)

Office Management

• Manage office operations (mail, supplies, travel bookings)
• Maintain hardware inventory
• Work with IT vendors

Key Qualifications:

• Prior office/admin experience (ideally in a corporate or professional services environment)
• Must be fluent in English + German
• Strong communication and organizational skills
• Able to multitask and manage multiple priorities
• Proactive, self-starter mindset
• Strong MS Office skills (Excel, Outlook, PowerPoint, etc.)

Jobübersicht:
Sind Sie organisiert, proaktiv und detailorientiert und möchten sich einem dynamischen Team anschließen? Die Altus Group sucht einen Office Manager (m/w/d) in Voll-oder Teilzeit, der unser Management und unser Team bei einer Vielzahl administrativer Aufgaben unterstützt. Wenn Sie eine Leidenschaft für die Schaffung einer effizienten und einladenden Arbeitsumgebung haben, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören!

Hauptverantwortlichkeiten:

Administrative Unterstützung: Unterstützen Sie das Management und das Team bei Aufgaben wie der Datenpflege, der Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitskonten, der Vorbereitung interner Workshops, dem Versenden von Briefen und Weihnachtsgeschenken, der Koordinierung von LinkedIn-Inhalten und unserer Homepage, der Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, der Planung von Besprechungen und der Pflege des Transparenzregisters und das Versenden von Informationsschreiben an die Mitarbeiter.
Rechnungsverwaltung: Organisieren Sie ausgehende und eingehende Rechnungen, einschließlich der Festlegung der abzurechnenden Leistungen, der Datenpflege, der Erstellung und Versendung von Rechnungen, der Nachverfolgung von Zahlungen, der Erfassung von Lieferantenrechnungen, dem Hochladen auf Workday und der Verwaltung von Zahlungen.

Geschäftsauswertungen: Arbeiten Sie mit der Buchhaltung zusammen, um monatliche Geschäftsauswertungen zu erstellen und so einen reibungslosen Monatsabschluss in Workday sicherzustellen.

Informationsbereitstellung: Bereitstellung von Informationen und Auswertungen für das Management, einschließlich monatlicher Mitarbeiterübersichten und Beantwortung von Vertrags- und Datenanfragen.

Rekrutierung und Onboarding: Unterstützen Sie Rekrutierungen; Führen Sie Erstgespräche, unterstützen Sie bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, bei der Vorbereitung und Übergabe der Hardware, richten Sie Software-Accounts ein und sorgen Sie für einen reibungslosen Start neuer Mitarbeiter.

Koordinierung der Gehaltsabrechnung: Koordinieren Sie die Gehaltsabrechnung mit der Gehaltsbuchhaltung inklusive der Verwaltung von Krankenständen, Immatrikulationsbescheinigungen, Rentenplänen, Gehaltsänderungen und Sonderzahlungen.

Veranstaltungsorganisation: Organisieren Sie proaktiv Teamveranstaltungen, einschließlich Frühlings-, Herbst- und Weihnachtsfeiern, Teamessen, Spieleabende und Geburtstagsgeschenke.

Allgemeine Büroverwaltung: Überwachen Sie allgemeine Büroaufgaben wie Postbearbeitung, Büroausstattung, Einkauf von Verbrauchsmaterialien, Buchung von Reisen, Verwaltung von Postfächern, Dokumentation des Hardware-Inventars und Zusammenarbeit mit unserem IT-Partner.

Schlüsselqualifikationen:

Erfahrung: Büro-/Büroerfahrung, bevorzugt Erfahrung auf Führungsebene oder im professionellen Dienstleistungssektor.

Sprachkenntnisse: Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse.

Proaktiver Ansatz: Initiativ mit einer proaktiven Einstellung.

Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.

Organisatorische Fähigkeiten: Motiviert, gewissenhaft, mit ausgeprägten Organisationsfähigkeiten.

Multitasking-Fähigkeit: Kann mehrere Aufgaben und Fristen verwalten und mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten.

Begeisterung: Außergewöhnliche Fähigkeit eine einladende und dynamische Büroatmosphäre zu schaffen.

MS-Office-Kenntnisse: Kenntnisse in Word, PowerPoint, Excel und Outlook, insbesondere für die Kalenderverwaltung.

Wenn Sie bereit sind, eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung des reibungslosen Betriebes unseres Büros zu spielen und die Unterstützung eines dynamischen Teams zu übernehmen, bewerben Sie sich jetzt als Mitglied unseres Verifino-Teams der Altus Group!

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Inclusivity & Accessibility

Altus Group is committed to fostering an inclusive work environment where all clients and employees feel welcomed, accepted and valued. We provide an atmosphere free from barriers to promote diversity, equity, and inclusion, and encourage equal opportunities for all employees. We’re seeking candidates with diverse experiences and provide accessible candidate experiences throughout the selection process. If you need accommodation, please contact us at [email protected] or +1 888 692 7487.

Use of Artificial Intelligence

AI tools may be used to support the initial stages of screening for this role; however, all assessments and final hiring decisions are reviewed and made by an Altus Group hiring professional.

Background Checks

Please note that as part of our commitment to maintaining a safe and secure workplace, Altus Group may conduct background checks on candidates who receive a conditional offer of employment. These checks may include, but are not limited to, verification of employment history, education credentials, criminal records, credit history (where relevant), and reference checks. The scope and nature of background checks may vary depending on the role, location, and applicable laws. All background checks will be conducted in compliance with local laws and regulations, and candidates will be informed of any checks required as part of the recruitment process.

Other Notes / Application Process

We appreciate all applicants; however, only those selected to move forward will be contacted. Thank you for your interest in Altus Group.