Office Management Assistant (w/m/d)

Office Management Assistant (m/w/d) in Hamburg

Start: ASAP
Ort: Jürgen-Töpfer-Straße 46, 22763 Hamburg
Umfang: Vollzeit; Teilzeit mit einem Umfang von 30 Stunden pro Woche ist ebenfalls möglich.

Deine Aufgaben:

Office Management

• Ganzheitliche Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag und professionelle Office-Strukturen
• Zentrale Ansprechperson für alle Mitarbeitende der Region Central Europe bei organisatorischen und administrativen Fragestellungen
• Schnittstellenmanagement

Koordination übergeordneter Mitarbeiterthemen für Central Europe

•  Fuhrparkmanagement (Neubestellung von Fahrzeugen, Vertragsmanagement, Kommunikation mit Dienstleistern etc.)
•  IT-Koordination (IT Agenda führen, Prioritäten an IT-Dienstleister, Smartphone-Verträge und Geräte verwalten, Schnittstelle zum Mutterkonzern)
• Betreuung und Weiterentwicklung unserer Corporate-Benefits-Programme (Jubiläen, Company Days etc.)
• Entwicklung von Mitarbeiteraktionen und Engagement-Projekten

Unternehmenskommunikation

• Sicherstellung einer einheitlichen Corporate Language
• Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung der internen Kommunikationsformate (z. B. Newsletter, Intranet, interne Ankündigungen)
• Enge Zusammenarbeit mit P&C, Leadership und Fachbereichen zur konsistenten internen Kommunikation 

Das bringst du mit:

Must-have

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Fachwirt:in oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. im Hotel- oder Veranstaltungsbereich)

• Freude an Kommunikation und am professionellen Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.

• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise gepaart von Umsetzungsstärke (Macher:in)

• Fundierte Erfahrungen im Projektmanagement

• Hohe Eigeninitiative und Freude daran, sich neue Aufgaben und Themen selbstständig zu erschließen

• Ein positives Mindset sowie ausgeprägte Service- und Teamorientierung

• Freude daran, aktiv auf Menschen zuzugehen

• Neugier, Flexibilität und eine dynamische Arbeitsweise

• Spaß an einem vielseitigen und abwechslungsreichen Aufgabenbereich

• Hohe IT-Affinität sowie Interesse an digitalen Themen und Prozessen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Nice-to-have

• Praktische Erfahrung im Office Management, HR, Unternehmenskommunikation und/oder administrativen Projekten

Unsere Benefits:

• 13. Gehalt – inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie möglicher Bonus

• 30 Tage Urlaub – für eine ausgewogene Work-Life-Balance

• Individuelles Talentmanagement – Förderung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung

• Aktives Gesundheitsmanagement – Maßnahmen zur Unterstützung Ihrer Gesundheit und Ihres Wohlbefindens

• Betriebliche Altersvorsorge – über eine Direktversicherung

• 24-Stunden-Unfallversicherung – beruflich und privat abgesichert

• Individuelles Onboarding-Programm – strukturierte Einarbeitung für einen optimalen Start

• Zuschuss zum Deutschlandticket – Unterstützung bei den Kosten für den öffentlichen Nahverkehr

• Zuschuss zum EGYM Wellpass

• Möglichkeit des mobiles Arbeitens

• …und weitere attraktive Vorteile

Nicht vergessen: Wir benötigen Deine aussagekräftigen Unterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Wir freuen uns auf alle Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Identität, Weltanschauung oder Religion.

Bitte bewirb Dich über das Bewerberportal MyOrion. Bewerbungen per Mail können wir leider nicht berücksichtigen. Vielen Dank!

Office Management Assistant (m/f/d) – Hamburg

Start: ASAP
Location: Jürgen-Töpfer-Straße 46, 22763 Hamburg
Working hours: Full-time; part-time with a workload of 30 hours per week is also possible.

Your Responsibilities

Office Management

• Overall responsibility for ensuring smooth day-to-day office operations and maintaining professional office structures

• Primary point of contact for all employees in the Central Europe region regarding organizational and administrative matters

  
  

Interface Management

• Coordination of cross-regional employee topics for Central Europe
• Fleet management (ordering new vehicles, contract management, communication with service providers, etc.)

• IT coordination (maintaining the IT agenda, setting priorities with IT service providers, managing smartphone contracts and devices, acting as an interface to the parent company)

  
  

Employee Programs & Engagement

• Management and further development of our corporate benefits programs (e.g., anniversaries, company days, etc.)

• Development of employee initiatives and engagement projects

  
  

Corporate Communication

• Ensuring a consistent corporate language
• Planning, implementing, and further developing internal communication formats (e.g., newsletters, intranet, internal announcements)
• Close collaboration with P&C (People & Culture), leadership, and business units to ensure consistent internal communication

Your Profile

Must-have

• Completed commercial training, a business administration qualification (e.g., Fachwirt), or a comparable qualification (e.g., in the hotel or event management sector)
• Strong communication skills and confidence in interacting professionally with diverse stakeholders
• Excellent organizational skills and a structured, reliable working style combined with a hands-on mentality
• Solid experience in project management
• High level of initiative and the ability to independently familiarize yourself with new tasks and topics
• Positive mindset with strong service and team orientation
• Enjoy approaching and interacting with people proactively
• Curiosity, flexibility, and a dynamic way of working
• Interest in a diverse and varied range of responsibilities
• Strong IT affinity and interest in digital topics and processes

• Very good German and English skills, both written and spoken

  
  

Nice-to-have

• Practical experience in office management, HR, corporate communications, and/or administrative projects

Our Benefits

• 13th salary – including holiday and Christmas bonuses plus potential performance bonus
• 30 days of annual leave – supporting a healthy work-life balance
• Individual talent management – supporting your personal and professional development
• Active health management – initiatives to support your health and well-being
• Company pension scheme via direct insurance
• 24-hour accident insurance – coverage for both work and private life
• Structured onboarding program – ensuring a smooth start
• Subsidy for the Deutschlandticket – support for public transportation costs
• Subsidy for EGYM Wellpass
• Option for mobile working
• …and many more attractive benefits

Important: Please include meaningful application documents, such as a motivation letter, CV, and certificates. We welcome applications from all individuals regardless of ethnic origin, age, gender, disability, sexual identity, worldview, or religion.

Please apply via the MyOrion applicant portal. Unfortunately, we cannot consider applications sent by email. Thank you!

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