Office Coordinator

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Office Coordinator

Position Overview

The Office Coordinator ensures the smooth, organized, and professional operation of the office while providing comprehensive administrative and operational support across the organization. This role serves as the primary point of contact for general office inquiries and supports colleagues by maintaining an efficient and welcoming workplace environment.

In addition, the Office Coordinator provides backup support to the Finance team through data entry and document processing, assists with planning and executing office events, and contributes to fostering a positive, well‑functioning workplace for all employees.

Role & Responsibilities:

• Maintain a clean, organized, and functional office environment.
• Manage office supply inventory, purchasing, and vendor relationships.
• Coordinate the receipt, distribution, scanning, and logging of mail.
• Manage incoming and outgoing shipments, including preparation, tracking, and courier coordination.
• Act as the key contact for facilities‑related issues, coordinating with service providers.
• Oversee facility invoices and support approval workflows.
• Serve as the point person for office renovations, construction projects, and/or relocations.
• Provide scheduling assistance for executives.
• Support office-wide communications and event logistics.
• Support onboarding activities such as workspace setup and access coordination.

Qualifications:

• High school diploma, or certificate in Office Administration, Business Administration, or related field is an asset.
• 1–3 years of experience in similar role.
• Proficiency in MS Office.
• Strong organizational skills and ability to prioritize tasks.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Detail‑oriented.
• Ability to work independently and be a self-starter.
• High discretion with confidential information.

Additional Skills

• Experience with executive scheduling is an asset.
• Experience coordinating contractors or office moves preferred.
• Experience with purchasing or expense systems is a plus.

This is a part-time position and the pay range is up $26,000. Starting salary may vary based on a number of factors including, but not limited to, the position being offered, location, education, training, and/or experience.

Coordinateur(trice) administratif(ve)

Le/la coordinateur(trice) administratif(ve) veille au bon fonctionnement, à l'organisation du bureau, tout en apportant un soutien administratif et opérationnel complet à l'ensemble de l'organisation. Il/elle sert de point de contact principal pour les demandes générales relatives au bureau et soutient ses collègues en maintenant un environnement de travail efficace et accueillant.

De plus, le coordinateur administratif apporte un soutien à l'équipe financière en effectuant la saisie de données et le traitement de documents, aide à la planification et à l'organisation d'événements au sein du bureau, et contribue à créer un environnement de travail positif et efficace pour tous les employés.

Rôle et responsabilités :

• Maintenir un environnement de travail propre, organisé et fonctionnel.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, les achats et les relations avec les fournisseurs.
• Coordonner la réception, la distribution, la numérisation et l'enregistrement du courrier.
• Gérer les envois entrants et sortants, y compris la préparation, le suivi et la coordination des services de messagerie.
• Servir de point de contact principal pour les questions liées aux installations, en assurant la coordination avec les prestataires de services.
• Superviser les factures relatives aux installations et faciliter les processus d’approbation.
• Servir de personne de référence pour les rénovations de bureaux, les projets de construction et/ou les déménagements.
• Assister les cadres dans la gestion de leur agenda.
• Faciliter la communication à l’échelle du bureau et la logistique des événements.
• Soutenir les activités d’intégration, telles que l’aménagement de l’espace de travail et la coordination des accès.

Qualifications :

• Un diplôme d'études secondaires ou un certificat en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un atout.
• 1 à 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise de MS Office.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à hiérarchiser les tâches.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Souci du détail.
• Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve d'initiative.
• Grande discrétion concernant les informations confidentielles.

Compétences supplémentaires

• Une expérience dans la gestion des agendas de cadres est un atout.
• Une expérience dans la coordination de prestataires ou de déménagements de bureaux est préférable.
• Une expérience avec les systèmes d'achat ou de gestion des dépenses est un plus.

Nous offrons une rémunération globale compétitive comprenant un salaire de base déterminé en fonction du poste, de l'expérience, des compétences et du lieu de travail. Pour les personnes occupant des postes éligibles, une rémunération incitative discrétionnaire peut être accordée en reconnaissance des réalisations et contributions individuelles. Nous proposons également une gamme d'avantages sociaux et de programmes adaptés aux besoins des employés, sous réserve d'éligibilité.                                                                              

Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances. Toutes les candidatures qualifiées seront prises en considération sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de handicap ou de statut de vétéran protégé. En postulant à ce poste, vous reconnaissez que toutes les données personnelles ou informations permettant de vous identifier que vous nous fournissez seront traitées conformément à notre Avis de confidentialité destiné aux candidats.

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We offer a competitive total rewards package including a base salary determined based on the role, experience, skill set, and location. For those in eligible roles, discretionary incentive compensation may be awarded in recognition of individual achievements and contributions. We also offer a range of benefits and programs to meet employee needs, based on eligibility.                                                                             

We are an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or status as a protected veteran. By submitting an application for this job, you acknowledge that any personal data or personally identifiable information that you provide to us will be processed in accordance with our Candidate Privacy Notice.

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