Office Coordinator (m/w/d)

Deine Rolle

Unser Gensler München Team sucht einen erfahrenen Office Coordinator (m/w/d) in Vollzeit (40h/Woche). In dieser Funktion bist Du sowohl für unsere Mitarbeiter als auch für unsere Kunden von zentraler Bedeutung. Du trägst nicht nur die Verantwortung für die Teams, die Du unterstützt, sondern auch für die Räumlichkeiten, in denen wir arbeiten.

Du fühlst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohl, in dem Proaktivität und Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Du bist in der Lage, dich schnell an unsere Kultur, unsere Führungskräfte und Teams zu gewöhnen und kannst dich in unseren verschiedenen Ressourcen und Wissensnetzwerken zurechtzufinden. Als offener, kommunikativer Mensch fällt es Dir leicht, dich auch mit unserem Berliner Team zu vernetzen, das Du bei einigen administrativen Aufgaben unterstützen wirst. Du bist in München tätig und berichtest an den Studio Director des Münchner Büros.

Dein Verantwortungsbereich:

• Aktive Unterstützung und enge Zusammenarbeit mit der Studioleitung bei operativen Aufgaben zu Studioinitiativen, längeren Projekten sowie Terminkoordination von Principal / Senior Members für beide Standorte
• Allgemeines Büromanagement
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Reisen
• Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten, Präsentationen in InDesign für beide Standorte, Analysen und Statistiken
• Abwicklung der Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache für Projekte sowie Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (IT, Finance, HR)
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen & Kundenterminen, und Koordination von Inhouse-Veranstaltungen für beide Standorte
• Koordinierung von externen Dienstleistern und Kommunikation mit Hausverwaltung

Deine Qualifikationen:

• Mindestens 5 Jahre + Erfahrung in der Dienstleistungsbranche oder in einer ähnlichen Funktion
• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind unerlässlich
• Liebe zum Detail, hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Termintreue sowie gute Fähigkeiten zur Priorisierung.
• Gute Kenntnisse in Photoshop/Bluebeam und Indesign sind von Vorteil
• Kenntnisse von Workday und Salesforce sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren und proaktiv zu handeln

Leben bei Gensler

Wir ermutigen jeden Mitarbeiter bei Gensler, ein gesundes und ausgeglichenes Leben zu führen. Zu unseren umfassenden Leistungen gehören eine betriebliche Altersvorsorge und die Aussicht auf zweimal jährliche Bonuszahlungen.

Im Rahmen des Engagements des Unternehmens für die berufliche Entwicklung bietet Gensler die Erstattung von Gebühren für bestimmte berufliche Verbände und der damit verbundenen Verlängerungs- und Prüfungsgebühren an. Darüber hinaus erstatten wir die Gebühren für bestimmte förderfähige Programme oder Kurse. Wir betrachten unsere Weiterbildungsprogramme als strategische Investitionen in unsere Zukunft.

Wir schätzen Vielfalt und sehen uns dazu verpflichtet, ein integratives Umfeld für unsere Kollegen zu schaffen. Wenn Du aufgrund einer Behinderung Unterstützung oder ein bestimmtes Umfeld benötigen, kannst Du uns hier kontaktieren.

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Your Role

Our Gensler Munich Team is looking for an experienced fulltime (40h/week) Office Coordinator (m/f/d). In this role, you will be integral to the experience of both, our employees and our clients, taking responsibility not only for the teams you support but also for the space that we work in.

You feel comfortable in a fast-paced environment where proactivity and communication are the keys to success. You are able to quickly adapt to our culture, our managers and teams, and can find your way around our various resources and knowledge networks. As an open and communicative person, you will find it easy to network with our Berlin team, whom you will support with some administrative tasks. You will be based in Munich and report to the Studio Director of the Munich office.

What You Will Do

• Active support and close cooperation of the studio management in operational tasks on studio initiatives, longer projects as well as diary co-ordination of Principal / Senior Members for both Germany offices
• General office management
• Planning, coordination and monitoring of appointments, meetings and travels
• Creation & updating of documents, presentations in InDesign for both Germany offices, analyses and statistics
• Handling business correspondence in German and English for projects and cooperation with other departments (IT, Finance, HR)
• Support in the planning and realisation of events & customer meetings, timesheets, and coordination of inhouse events for both Germany offices
• Coordination of external service providers and communication with property management

Your Qualifications

• Minimum of 5 years+ experience within the Professional Services Industry or in a similar role
• Bachelors’ degree in Business Administration or commercial apprenticeship preferred
• Fluency in German and English is essential
• Excellent attention to detail, superior organisational and time management skills, ability to handle short- and long term deadlines as well as good prioritization skills.
• Proficient or Expert in Photoshop/Bluebeam and Indesign would be an advantage
• Knowledge of Workday & Salesforce a bonus
• Strong verbal and written communication skills
• Ability to anticipate needs and operate proactively

Life at Gensler

We encourage every person at Gensler to lead a healthy and balanced life. Our comprehensive benefits include pension and twice annual bonus opportunities.

As part of the firm’s commitment to professional development, Gensler offers reimbursement for certain professional qualifications and associated renewals and exam fees. In addition, we reimburse tuition for certain eligible programmes or classes. We view our professional development programmes as strategic investments in our future.