Junior HR Business Partner

You will act as the key point of contact for the full Spanish HR operations, including payroll, employee relations, talent acquisition, employee engagement, and Health & Safety, while reporting and collaborating closely with the HR Business Partner Spain & LATAM. Your work will ensure accuracy, compliance, and a positive employee experience across our local offices in Madrid, Barcelona, and Marbella, supporting smooth HR operations in all locations.

Your responsibilities include: 

Admin and Payroll Tasks

• Serve as the privileged interlocutor of the Spanish payroll provider.

• Coordinate payroll data, ensuring complete and timely processing in line with payroll schedules and deadlines. 

• Send monthly payroll instructions on time. 

• Control, analyse, and validate payroll. 

• Oversee payments, including wages, prepayments, social contributions, and deductions. 

• Implement dashboards to monitor payroll activity and SOX-related controls. 

• Manage relationships with external benefits providers (health insurance, meal vouchers, etc.). 

• Produce ad‑hoc reports as needed. 

• Build and maintain strong relationships with internal stakeholders and the payroll provider. 

• Prepare documentation and support the People Business Partner Spain & Americas in sensitive cases, including chairing and/or taking minutes during investigations and disciplinary hearings. 

• Maintain accurate record‑keeping and follow up on outcomes, including contractual changes (T&C updates, contract variations) ensuring compliance with local legislation. 

• Manage the Health & Safety agenda.

Tools & Time Management

• Manage the Spanish time management tool (Sesame). 

• Administer Workday as the main HRIS tool, ensuring all entries, exits, and job/contract changes are up to date. 

• Handle and resolve “clock‑in / clock‑out” anomalies. 

• Prepare monthly time reports and analyse overtime with management. 

• Manage all types of leave: holidays, sick leave, maternity/paternity leave, and work‑related accidents. 

• Support any additional ad‑hoc tasks arising within the department.

Recruitment/Talent Acquisition

• Post vacancies on local recruitment platforms such as LinkedIn and InfoJobs. 

• Conduct the full recruitment process (CV screening, interviews, background checks, and offers). 

• Work closely with the internal Talent Acquisition team. 

• Lead the onboarding process for new joiners.

Employee engagement 

• Participate in global development initiatives and ensure their local implementation.

• Support local engagement activities including team buildings, meetings, and Social Committee initiatives.

Division of work in percentage:

• HR Admin – 30%

• Monthly payroll processing – 30%

• Recruitment – 20%

• Employment Relations – 10%

• Training – 10%

Reporting and collaboration:

• South Europe HR Community

• Spain Managers & employees

• HR related external stakeholders: recruitment agencies, lawyers, external payroll provider, etc.

Every action has an impact. You will make a difference here if you are:

• Highly organised, with strong time‑management skills.

• Able to maintain a high level of accuracy, attention to detail, and quality in your work.

• Proactive and solutions‑oriented, with the ability to assess and resolve queries efficiently.

• Clear and professional in both verbal and written communication.

• Comfortable working under pressure and meeting strict deadlines.

• Flexible, adaptable, and willing to handle multiple projects within a lean, multi‑skilled team.

• Discreet and sensitive when handling confidential information.

• Capable of building strong relationships and collaborating effectively with colleagues and stakeholders.

Key competencies to empower your journey. You’ll drive success if you have:

• Preferably a minimum of 3 years of experience as an HR Coordinator or HR Generalist in a mid‑size or international company, with the ambition to step into an HRBP role.

• Hands‑on experience in HR administration, payroll coordination, HR operations, and time management.

• A university degree in Law, Economics, Psychology, or a related field.

• Solid knowledge of Spanish labour legislation and HR compliance.

• Strong proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

• Experience with HRIS tools (Workday preferred).

• Experience using time‑tracking tools such as Sesame.

• Solid experience in full‑cycle recruitment and onboarding processes.

• Strong analytical skills and high accuracy with payroll and HR data.

• Fluency in English and Spanish, both written and spoken.