Human Resources Assistant

* Please submit all application materials in English.

Human Resources Assistant

Position Summary

We are seeking a highly motivated and proactive Human Resources Assistant to join our Human Resources team. The Human Resources Assistant will be based in Montreal but will be a key member of the U.S. Human Resources team and provide support to the U.S. Head of Human Resources and members of the U.S. Human Resources team.

The ideal candidate will have strong problem-solving skills, excellent communication and interpersonal skills, and the ability to juggle multiple projects at the same time. The ideal candidate must also demonstrate discretion and uphold confidentiality at all times. This opportunity would be an excellent advancement for someone with some experience in Human Resources looking to further develop their career in the field.

Essential Duties and Responsibilities

• Draft and edit employment verification letters
• Design, write, and send the US HR Newsletter
• Manage overtime spreadsheet and create overtime reports
• Track 90-day evaluations & evaluation status for administrative team
• Maintain personnel files and HRIS systems
• Update US Forum on Maestro (intranet)
• Manage Consultant Candidate Tracker / Process
• Subpoena support
• Visa support
• Harassment Training tracking
• Support for DEI initiatives - Human Rights Campaign (HRC) and Management Leadership for Tomorrow (MLT)
• Turnover analysis
• Background Checks
• HR / Benefits Invoice Reconciliation
• Manage Leave of Absence Requests
• Assist with the updating of the US Handbook
• Assist with coordinating initiatives for the US Wellness Program

Minimum Qualifications

• Bachelor's degree required
• Minimum of 3 years of experience as an HR Generalist, demonstrating proficiency in various HR functions including recruitment, employee relations, payroll, benefits, and / or compliance
• Discreet handling of highly sensitive and confidential information
• Self-starter mentality and ability to work well independently, as well as with a team
• Ability to operate effectively in a fast-paced environment
• Exceptional attention to detail
• Excellent verbal and written communication ability
• Comfort working in highly confidential, fast-paced, high volume, high touch, high impact situations.
• Flexibility and ability to respond to and address ad hoc requests that don’t necessarily follow structure.
• Forward-thinking, structured, and process-oriented thinker
• Basic proficiency with MS Office Suite 

About Egon Zehnder

Egon Zehnder is the world’s preeminent leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers. We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose.

We are built on a foundation that supports partnership in the truest sense of the word and aligns our interests with the interests of our clients. Our 560 consultants across 64 offices and 36 countries are former industry and functional leaders who collaborate seamlessly across geographies, industries and functions to deliver the full power of the Firm to every client, every time.

We partner closely with public and private corporations, family-owned enterprises, and non-profit and government agencies to provide executive search, leadership solutions, CEO search and succession, board advisory, and diversity, equity & inclusion.

We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.

Due to high volume, we will only be contacting applicants who meet all of the minimum requirements listed in the job description. Only those applicants who align most closely with our minimum and preferred qualifications will be contacted for an interview. The Recruiting team at Egon Zehnder will retain your application materials and may contact you regarding future opportunities.

Egon Zehnder is committed to creating and fostering a culturally diverse, equitable and inclusive organization. We recognize the value in a wide range of ideas, perspectives, experiences and skillsets in our workplace. To learn more about Egon Zehnder’s continued commitment to diversity and inclusion, please visit: https://www.egonzehnder.com/diversity-initiatives.

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Adjoint aux ressources humaines 

Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d’une personne particulièrement motivée et proactive pour se joindre à notre équipe des ressources humaines au poste d’adjoint en ressources humaines. L’adjoint aux ressources humaines travaillera à Montréal, mais sera un membre clé de l’équipe des ressources humaines et du soutien aux États-Unis. Responsable des ressources humaines et membres des États-Unis Équipe des ressources humaines.

Le candidat idéal possède de solides compétences en résolution de problèmes, d’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, ainsi que la capacité de concilier plusieurs projets en même temps. Cette personne doit également faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité en tout temps. C’est une excellente occasion d’avancement pour une personne ayant une certaine expérience en ressources humaines qui souhaite poursuivre sa carrière dans ce secteur.

Tâches et responsabilités essentielles

• Rédiger et modifier des lettres de vérification d’emploi.
• Concevoir, rédiger et envoyer le bulletin d’information des RH destiné aux États-Unis.
• Gérer la feuille de calcul des heures supplémentaires et créer des rapports sur les heures supplémentaires.
• Assurer le suivi des évaluations trimestrielles et de la situation quant à l’évaluation pour l’équipe administrative.
• Tenir à jour les dossiers du personnel et les SIRH.
• Mettre à jour du Forum des États-Unis sur Maestro (intranet).
• Gérer le processus et l’outil de suivi des candidats au poste de conseiller.
• Soutien à l’assignation.
• Soutien aux visas.
• Assurer le suivi de la formation sur le harcèlement.
• Assurer le soutien aux initiatives de DEI (de HRC et MLT).
• Assurer l’analyse du roulement.
• Procéder aux vérifications des antécédents.
• Assurer le rapprochement des factures des avantages sociaux et pour les RH.
• Gérer les demandes de congés.
• Participer à la mise à jour du Guide pour les États-Unis.
• Participer à la coordination des initiatives du programme de mieux-être aux États-Unis.

Exigences

• Baccalauréat requis.
• Au moins 3 ans d’expérience à un poste de généraliste dans le domaine des RH, faire preuve d’une maîtrise à diverses fonctions des RH, notamment le recrutement, les relations avec les employés, ainsi que la gestion de la paie, des avantages sociaux ou de la conformité.
• Traitement discret de renseignements de nature très délicate et confidentielle.
• Esprit d’initiative et capacité à bien travailler tant de façon autonome qu’en équipe.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement au rythme rapide.
• Souci du détail exceptionnel.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Aisance à travailler dans des situations hautement confidentielles, au rythme rapide, avec des volumes de travail importants, avec une approche personnalisée et où les conséquences sont importantes.

À propos d’Egon Zehnder

Egon Zehnder est le plus important cabinet-conseil en leadership au monde, inspirant les dirigeants d’entreprise à résoudre des questions complexes avec des réponses humaines. Nous aidons les organisations à prendre le dessus sur leurs défis de leadership et leur offrons des commentaires et des idées honnêtes pour amener les dirigeants à réaliser leur plein potentiel tout en ciblant leurs objectifs.

Nous nous appuyons sur une base qui soutient le partenariat au sens le plus pur et qui harmonise nos intérêts avec ceux de nos clients. Nos 560 consultants répartis dans 64 bureaux et 36 pays sont d’anciens dirigeants fonctionnels et sectoriels qui collaborent de façon transparente dans une multitude de régions, de secteurs d’activité et de fonctions afin de toujours offrir la pleine valeur de l’entreprise à chaque client.

Nous collaborons étroitement avec des sociétés publiques et privées, des entreprises familiales et des organismes sans but lucratif et gouvernementaux pour offrir des solutions de direction ainsi que des services de recrutement de cadres, de recrutement et de relève de chefs de la direction, de consultation pour les conseils d’administration et de diversité, d’équité et d’inclusion.

Nous croyons qu’ensemble, nous pouvons façonner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.

En raison du volume élevé de candidatures, nous communiquerons uniquement avec les candidats qui satisfont à toutes les exigences minimales énumérées dans la description de poste. Seuls les candidats qui correspondent le plus aux qualifications minimales et privilégiées seront convoqués pour une entrevue. L’équipe de recrutement d’Egon Zehnder conservera vos documents de candidature et pourrait communiquer avec vous au sujet de possibilités futures.