Gestionnaire de fin de projet - Project Close Out Manager

Job Description SummaryEn tant que gestionnaire de la clôture des projets pour l’intégration des systèmes de réseau (GSI) NAM, vous êtes responsable de mettre en œuvre et de maintenir nos processus et outils opérationnels de clôture (COT) et de garantie, de surveiller toutes les obligations de garantie pour le portefeuille GSI NAM (solutions CA, FACTS, technologies HVDC et services connexes) et de gérer toutes les activités de clôture pour les projets majeurs. Compte tenu de la forte croissance des activités, ce rôle est essentiel pour garantir que l’organisation sera prête à assurer un transfert d’exécution sécuritaire et sans faille de la phase Construction vers les obligations post-mise en service (COT, garantie, entente de service à long terme).
______________________________________________________________________________
La mission contribuera à la satisfaction du client, à la sécurité des opérations, à la clôture des projets dans les délais, à un contrôle rigoureux du budget de garantie, à la rentabilité ainsi qu’à l’optimisation des flux de trésorerie pour l’entreprise.
As Grid System Integration (GSI) NAM Project Close-out Manager, you are responsible to implement & maintain our Close-out (COT) and Warranty operational processes & tools, to monitor all warranty obligations for the GSI NAM portfolio (AC Solutions, FACTS, HVDC technologies and related Services) and to manage all close-out activities for the major projects. With significant growth in activity, this role is essential to ensure organization will be ready for a safe and flawless execution transfer from Construction to Post Go Live obligations (COT, Warranty, Long Term Service Agreement).
The mission shall result in contributing to customer satisfaction, safe operations, on time closure of the projects, strong control of the warranty budget, profitability & optimized cash flow for the company.

Job DescriptionResponsabilités principales

• Assurer la mise en œuvre et le maintien des méthodes et lignes directrices du manuel de clôture de projet (COT) et de garantie, conformément aux directives du PMO de GSI.
• Recommander de façon proactive des améliorations aux processus et aux outils auprès des responsables régionaux de la gestion de projets, des risques, du PMO et du contrôle de projets.
• Adapter les processus et outils aux réalités d’affaires lorsque nécessaire.
• Offrir et/ou coordonner la formation et le soutien requis.

• Veiller à l’application globale du cycle de gouvernance des projets de clôture et de garantie.
• Assurer un suivi rigoureux de l’ensemble des obligations de clôture et de garantie dans la région, notamment en ce qui a trait aux enjeux opérationnels, aux questions de qualité ou de conception, ainsi qu’aux leçons apprises.
• Suivre la performance opérationnelle et financière des projets de clôture et de garantie, et partager les retours d’expérience avec l’équipe ITO.

• Être responsable du budget et de la planification des projets de clôture transférés à l’équipe COT.
• Assurer la gestion du budget global de garantie pour la région.
• Veiller à la fermeture complète et conforme des projets, incluant la fin des engagements contractuels (cautions, garanties, listes de déficiences, etc.), la fermeture financière dans l’ERP et la liste finale des éléments en suspens.

• Élaborer la stratégie régionale de planification des effectifs en mise en service en fonction de la charge de travail prévue.
• Participer à l’évaluation de la charge de travail projetée à partir du carnet de commandes actuel et des prévisions de commandes, sur une base trimestrielle.

• Promouvoir activement les comportements sécuritaires et le respect des règles en matière de SSE.
• Assurer l’exécution et le suivi des exigences de sécurité à chaque étape des activités de clôture et de garantie.
• Soutenir la mise en œuvre des procédures SSE, particulièrement en matière de sécurité électrique, de cadenassage (LOTO) et de travail en hauteur, en collaboration avec le responsable régional SSE de GSI.

• Soutenir la mise en œuvre des procédures qualité, des instructions de travail et des processus en collaboration avec le responsable régional de la qualité de GSI.
• Appuyer les gestionnaires de projets, le responsable de la clôture et des services, ainsi que l’équipe qualité dans la réalisation d’analyses de causes fondamentales (RCA) lors d’incidents majeurs ou de problèmes de qualité.
• Veiller à la collecte des renseignements clés sur les projets de mise en service afin d’alimenter les leçons apprises pour les projets futurs.
• Initier et participer à des actions d’amélioration des processus, des outils et de la documentation.
• Favoriser une culture LEAN et le déploiement d’approches de travail standardisées.

Profil recherché

• Diplôme en génie électrique, en gestion des opérations ou dans un domaine connexe en ingénierie.
• Minimum de 10 ans d’expérience en gestion de projets dans le secteur de l’énergie.
• Bilinguisme français-anglais.
• Disponibilité pour voyager jusqu’à 15 % du temps, y compris à l’international, conformément aux directives de voyage de GE.

• Bonne connaissance des produits GE Grid ainsi que du Project Management Handbook (PMH).
• Expérience en clôture de grands projets et en gestion des obligations de garantie.
• Expérience dans la coordination d’équipes multidisciplinaires et multiculturelles.
• Expérience au sein d’une organisation matricielle, un atout.
• Excellente connaissance des processus de gestion de grands projets.
• Fort esprit d’équipe, habiletés relationnelles développées et capacité à mobiliser.
• Excellentes aptitudes en communication.
• Profil dynamique, orienté vers l’action et capable d’agir comme agent de changement.
• Approche pragmatique face aux défis.
• Ambition, potentiel d’évolution et forte orientation vers les résultats et la qualité.
• Capacité à améliorer les processus et à bien comprendre les besoins des clients afin d’y répondre efficacement.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et de MS Project.
• Expérience dans des fonctions de gestion de projet.
• Solide expérience opérationnelle et connaissance des processus.
• Excellentes aptitudes en leadership, avec la capacité d’influencer, de piloter le changement et de mettre en œuvre des stratégies.
• Bonne compréhension des enjeux d’affaires et financiers liés aux services industriels.
• Bonne compréhension technique des activités de mise en service et du secteur des services.
• Excellentes aptitudes en communication et en présentation, à l’oral comme à l’écrit.

______________________________________________________________________________Essential Responsibilities:Process & Tools

• Lead the Implementation & maintenance of Close-out (COT) and Warranty Handbook methods & guidelines following GSI PMO guidelines.
• Proactively proposes improvements to these processes & tools to the Regional Project Management and Risk & PMO and Project Control function leader. 
• Tailor them to business specifics when required. 
• Provide or/and organize trainings / assistance as required. 

Close-out and Warranty projects governance

• Ensure overall application of project close-out and warranty governance cycle. 
• Maintain a strong monitoring of the overall close-out and warranty obligations in the Region (project operational issues, Quality/Design issues, Lessons Learned) 
• Monitor operational and financial performance of close-out and warranty projects and provide the Return of Experience to the ITO team.

Operational responsibilities

• Responsible for the budget and planning of the close-out projects transferred to the COT team.
• Responsible for the overall warranty budget of the region
• Responsible for the proper closing of the projects (contractual commitments ending (Bonds, Warranty, punch list…), ERP financial close, final list of LLS

Warranty workload

• Develop the Regional commissioning staffing plan strategy based on the projected workload
• Participate to the estimation of the projected workload based on the existing backlog and orders forecast on a quarterly basis.

EHS

• Strong promoter of EHS behaviors and rules.
• Perform & Monitor Safety at every stage of Close-out and Warranty activities.
• Support the implementation of EHS Procedures (strong focus on Electrical safety, LOTO and work at height), work instructions and Processes in coordination with GSI Regional EHS Leader.

LEAN and Quality

• Support the implementation of other Quality Procedures, work instructions and Processes in coordination with GSI Regional Quality Leader
• Support PMs, Close-out and Services leader and quality to perform RCA for major incidents or quality issues
• Ensures collection of key information on commissioning projects for preparation of lesson learned 'LL” for use on future projects.
• Initiate & participate to improvement actions on processes, tools, and documents
• Promote LEAN culture and deployment of Standard Work approach

Requirements:

• Electrical Engineering or Operations degree or equivalent in Engineering
• Minimum 10 years of experience on Project Management in the Power Industry
• Bilingual French & English
• Able and willing to travel 15% including international and comply with GE travel guidelines

Desired:

• Scope of GE Grid products as well as Project Management Handbook (PMH).
• Experience in large projects close-out and warranty activities. Coordination of different teams and cultures.
• Previous works experiences in a matrix organization desirable.
• Strong Knowledge on Large Project Management processes.
• Excellent networker, team player and manager.
• Good communication skills.
• Dynamic and challenging, able to act as a change agent and to empower others.
• Pragmatic sense to approach challenges. 
• Ambitious, potential to grow. High results and quality orientation. 
• Process improvement as well as services specific to determine and satisfy customer requirements.
• MS Suite, MS Project
• Experience of Project Manager roles
• Strong process and operational experience.
• Excellent leadership skills with ability to influence others, drive change, and execute on a strategy.
• Strong Industrial Service business and financial acumen
• Technical understanding of the Commissioning activities and Services business
• Excellent communication/presentation skills, both written and oral.

Additional Information