Cordonnateur.trice aux opérations TI - IT Operations Coordinator

English will follow

QUI NOUS SOMMES

Sid Lee est un collectif créatif multidisciplinaire qui cherche à briser l’ordinaire pour repenser la façon dont les marques connectent par la créativité, la culture, l'innovation et le design. Plus de 300 artisan·e·s travaillent avec cœur comme une seule équipe à partir des bureaux de Montréal, Toronto, New York, Paris, Londres et San Francisco. En défiant les attentes, notre travail définit l’avenir des marques et le monde qui les entoure. Sa communauté créative inclut aussi Yard, Digital Kitchen, Sid Lee Sport, Sid Lee Architecture et Haigo. 
Sid Lee puise dans sa riche palette de disciplines, allant de l’artisanat à la culture et à l’innovation, afin de permettre à ses client·e·s de se surpasser afin de gagner la confiance de leur clientèle et d’accroître leur influence.
Sid Lee fait partie de kyu, un collectif mondial d’entreprises créatives de premier plan établi par Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee est également à l’origine de C2 Montréal, l’une des plus grandes conférences internationales consacrées à la créativité en affaires.

RÔLE

Sous la supervision du gestionnaire d’actifs TI global, le.la Coordonnateur.trice aux opérations TI joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des actifs informatiques et des licences logicielles à travers plusieurs unités d’affaires à l’échelle local, national et international. Cette personne contribue à l’ensemble du cycle de vie des actifs, du procurement au suivi budgétaire, en passant par la coordination des achats, la validation des coûts et le suivi des renouvellements. 

Il.Elle collabore étroitement avec les membres de l’équipe TI, les gestionnaires, les CFO, ainsi que les utilisateurs internes et fournisseurs externes, dans un environnement structuré, dynamique et en constante évolution.

RESPONSABILITÉS

• Assurer le suivi rigoureux et la mise à jour des inventaires matériels et logiciels de l’entreprise.
• Vérifier mensuellement la répartition des coûts de licences afin de s’assurer qu’elle reflète fidèlement l’utilisation réelle par chaque unité d’affaires.
• Traiter les demandes d’achat d’équipements et de logiciels via l’outil de billetterie TI.
• Créer les bons de commande dans Workday, valider leur conformité budgétaire et assurer le suivi des factures avec l’équipe des comptes payables.
• Classer et maintenir à jour les contrats technologiques, tout en alertant l’équipe des échéances à venir et des renouvellements.
• Participer à la réconciliation mensuelle des dépenses réelles en comparaison avec le budget prévu.
• Collaborer avec les différentes parties prenantes afin de clarifier les informations, résoudre les écarts et assurer la qualité des données.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus liés à la gestion des actifs, des achats et du suivi financier.

REQUIS

• 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif, d’approvisionnement, de coordination ou dans un poste similaire. 
• Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat en administration, logistique, technologies de l’information ou dans un domaine connexe.
• Bonne connaissance de la suite Google (Google Sheets, Docs, Drive).
• Excellente maîtrise d’Excel, notamment des fonctions de recherche, des tableaux croisés dynamiques et des formules de calcul.
• Une première expérience avec un système ERP, tel que Workday, ou un outil de billetterie TI comme Freshservice ou Eden.
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur dans le traitement des données et aisance avec les chiffres.
• Esprit proactif, sens de l’initiative et aisance à poser des questions pour bien comprendre les processus et repérer les anomalies.
• La maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise. La maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour travailler avec des clients et collègues nationaux et internationaux (50 % du temps) est également requise.

WHO WE ARE

Sid Lee is a multidisciplinary creative collective striving to make a difference and celebrating culture with bold ideas. Over 300 artisans work as one team from offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, and San Francisco. They strive to break the ordinary through brand building, brand expression and brand experience. Its creative community also includes Yard, Digital Kitchen, Sid Lee Sport, Sid Lee Architecture, and Haigo. Alongside daring clients, Sid Lee draws on its rich collection of disciplines: from craft to culture and innovation, empowering its clients to outperform their competitors, earn the trust of their customers, and increase their influence.
Sid Lee is a member of kyu, a collective of top-tier global creative companies established by Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee also imagined C2 Montréal, one of the largest creative-business conferences in the world.

ROLE

Under the supervision of the Global IT Asset Manager, the IT Operations Coordinator plays a key role in the day-to-day management of IT assets and software licenses across multiple business units at the local, national, and international levels. This person contributes to the full asset lifecycle, from procurement and budget tracking to purchase coordination, cost validation, and renewal follow-up.

They work closely with members of the IT team, managers, CFOs, internal users, and external vendors in a structured, dynamic, and constantly evolving environment.

RESPONSIBILITIES

• Ensure thorough tracking and updating of the company’s hardware and software inventories.
• Review the monthly allocation of license costs to ensure it accurately reflects actual usage by each business unit.
• Process equipment and software purchase requests through the IT ticketing system.
• Create purchase orders in Workday, validate budget compliance, and follow up on invoices with the Accounts Payable team.
• File and keep technology contracts up to date, while alerting the team to upcoming deadlines and renewals.
• Participate in the monthly reconciliation of actual expenses against the planned budget.
• Collaborate with various stakeholders to clarify information, resolve discrepancies, and ensure data quality.
• Contribute to the continuous improvement of processes related to asset management, procurement, and financial tracking.

REQUIREMENTS

• 2 to 3 years of experience in an administrative, procurement, coordination, or similar role. 
• College diploma or bachelor’s degree in administration, logistics, information technology, or a related field.
• Good knowledge of the Google suite (Google Sheets, Docs, Drive).
• Strong proficiency in Excel, particularly lookup functions, pivot tables, and calculation formulas.
• Initial experience with an ERP system such as Workday, or an IT ticketing tool such as Freshservice or Eden.
• Excellent organizational skills, strong attention to detail in data handling, and comfort working with numbers.
• Proactive mindset, strong sense of initiative, and confidence in asking questions to fully understand processes and identify anomalies.
• Fluency in spoken and written French is required. Fluency in English, both spoken and written, to work with national and international clients and colleagues (50% of the time) is also required.

Fier de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Toutes les candidatures qualifiées sont prises en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran.

Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres de minorités visibles et ethniques à postuler à nos emplois. De plus, des mesures d’accommodement peuvent être mises en place pour les personnes en situation de handicap qui en font la demande à tout moment durant le processus de présélection et de sélection.

Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, disability, age or veteran status.

We encourage women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible and ethnic minorities to apply for our job opportunities. Additionally, accommodation measures can be made available for persons with disabilities upon request at any stage of the pre-selection and selection process.

#LI-Hybrid