Coordonnateur.trice bureau et évènements externes (Contract 12 mois) - Office and External Events Coordinator (12 month contract)

English will follow

QUI NOUS SOMMES

Sid Lee est un collectif créatif multidisciplinaire qui cherche à faire une différence et à célébrer la culture avec ses idées audacieuses. Ses 700 virtuoses travaillent avec cœur comme une seule équipe à partir des bureaux de Montréal, Toronto, New York, Paris, Londres, Los Angeles et Seattle. Leur mission est de créer ce qui a un impact durable à travers l’expression et l’expérience de marque. Yard, Digital Kitchen, BIMM et Haigo font partie de cette communauté créative.

Mêlant habilement le design, la technologie, l’expérientiel, la publicité, les données et l’architecture, Sid Lee collabore avec une clientèle aux valeurs progressistes pour lui donner le pouvoir de surpasser la concurrence, de gagner la confiance des consommateurs et consommatrices ainsi que d’accroître son influence sur la culture.

Par ailleurs, Sid Lee est membre de kyu, un collectif d’agences de création de premier plan fondé par Hakuhodo DY Holdings. Elle a aussi imaginé C2 Montréal, une des plus grandes conférences d’affaires créatives au monde.

RÔLE

Relevant du Chef des infrastructures, le.la Coordonnateur.trice sera responsable d’organiser, de coordonner et de veiller au bon fonctionnement des espaces autant pour nos employés, nos clients que lors d’évènements externes. 

RESPONSABILITÉS

Gestion des espaces : 

• Veiller au bon fonctionne des différents services :réception, bistro, café, espaces locatifs;
• Gérer l’accueil des clients, les livraisons et les envoies postaux de la réception; 
• Coordonner et gérer l'entretien des espaces lors d’évènements;
• Agir à titre de personne-ressource pour toutes demandes en lien avec l'utilisation des espaces; 
• Procéder à la réservation des bureaux et salles pour les clients et les sous locataires; ;
• Maintenir et organiser l’inventaire, faire les achats de fournitures de bureau et autres; 
• Supporter la coordonnatrice culture dans la réalisation d’évènements internes;
• Supporter l’équipe dans la réalisation de tâches opérationnelles et tâches administratives variées. 

Gestion des évènements externes : 

• Répondre et faire le suivi de toutes demandes venant de l’externe concernant nos espaces; 
• Rédiger et envoyer les soumissions aux clients; 
• Rédiger les contrats de location et procéder à la facturation;  
• Gérer le calendrier événementiel et les réservations de salles pour de l'ensemble du bureau; 
• Comprendre les exigences de chaque évènement et s’assurer de la satisfaction des clients; 
• En collaboration avec les clients, planifier les événements en respectant les budgets et les échéanciers; 
• Coordonner les besoins avec les différents départements internes : TI, Maintenance, bistro, opérations, etc; 
• Effectuer les achats nécessaires pour les évènements : Glace, alcool, etc.; 
• Lors des évènements, veiller au bon déroulement de ceux-ci et résoudre le problème lors d’imprévus; 
• Participer au montage et au démontage des espaces locatifs selon les besoins;
• Effectuer des post mortem avec les organisateurs. 

REQUIS

• Expérience en service à la clientèle, évènements, hôtellerie ou toute autre combinaison d’expériences en relation avec le poste;
• Maîtrise du français est requis, tant à l'oral qu'à l'écrit.  Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour travailler avec des clients et collègues nationaux et internationaux (50% du temps) est aussi requis.
• L’autonomie, la débrouillardise et l’efficacité sont des qualités essentielles dans ce poste en plus de la polyvalence, de l'entregent et du professionnalisme;  
• Ce poste nécessite 20% des heures en dehors des heures régulières de bureaux. 

WHO WE ARE

Sid Lee is a multidisciplinary creative collective striving to make a difference and celebrate culture with bold ideas. Its 700 professionals work as one team from offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, Los Angeles and Seattle. Their mission is to create what matters through brand building, brand expression and brand experience. Its creative community also includes Yard, Digital Kitchen, BIMM and Haigo.

Alongside progressive clients, Sid Lee draws on its rich collection of disciplines, from design to data and experiential communication and technology to advertising and architecture, empowering its clients to outperform their competitors, earn the trust of their customers and increase their influence on culture.

Sid Lee is a member of kyu, a collective of top-tier global creative companies established by Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee also imagined C2 Montréal, one of the largest creative-business conferences in the world.

ROLE

Reporting to the Head of Infrastructure, the Coordinator will be responsible for organizing, coordinating, and ensuring the proper functioning of spaces for our employees, clients, and external events.

RESPONSIBILITIES

Space Management:

• Ensure the smooth operation of various services: reception, bistro, café, rental spaces;
• Manage client reception, deliveries, and mail from the front desk;
• Coordinate and manage the maintenance of spaces during events;
• Act as a point of contact for all requests related to space usage;
• Handle the booking of offices and meeting rooms for clients and subtenants;
• Maintain and organize inventory, and purchase office supplies and other items;
• Support the Culture Coordinator in organizing internal events;
• Assist the team with operational tasks and various administrative duties.

External Event Management:

• Respond to and follow up on all external requests regarding our spaces;
• Draft and send proposals to clients;
• Write rental contracts and handle billing;
• Manage the event calendar and room reservations for the entire office;
• Understand the requirements of each event and ensure client satisfaction;
• Collaborate with clients to plan events within budgets and timelines;
• Coordinate needs with various internal departments: IT, Maintenance, Bistro, Operations, etc;
• Make necessary purchases for events: ice, alcohol, etc;
• Ensure the smooth execution of events and address any unforeseen issues;
• Participate in the setup and clean up of rental spaces as needed;
• Conduct post-event evaluations with organizers.

REQUIREMENTS

• Experience in customer service, event planning, hospitality, or any other related field;
• Fluency in spoken and written French is required.  Fluency in English, both spoken and written, to work with national and international customers and colleagues (50% of the time) is also required.
• Autonomy, resourcefulness, and efficiency are essential qualities for this position, along with versatility, interpersonal skills, and professionalism;
• This position requires 20% of hours outside regular office hours.

Fier de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, Sid Lee s’engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Tous les candidates et candidats qualifiés sont pris en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran. 
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler à nos emplois.Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status.
We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

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