Coordonnateur(trice), Facturation et administration des fournisseurs (Rémunération globale et Mobilité)

Our employees are at the heart of everything we do. Together, we help people, businesses, and society prosper in good times and be resilient in bad times.

Our employee promise represents Intact’s commitment to you in exchange for living our Values, striving to do your best work, being open to change and investing in your career. In return, we promise to provide support, opportunities and performance-led financial rewards at a workplace where you can shape the future, win as a team and grow with us.

Pay at Intact is about much more than just salary.

• Flexible work arrangements and a hybrid work model

• Possibility to purchase up to 5 extra days off per year

• Multiple benefits offered to support physical and mental wellbeing, including telemedicine, Wellness account and much more

• Share plan & other savings: up to 12% of salary or even more (ask how you could earn guaranteed income for life)

Salary range (but not limited to):

Annual bonus target, based on the base salary, with a potential payout of up to double the target (subject to personal and company performance):

As part of our commitment to Win As A Team, we share our success with employees through our annual bonus plan and Employee Share Purchase Plan (ESPP) – with Intact matching 50% of your net shares.

Our pension offerings provide flexibility and long-term security for our employees beyond their careers. We are one of the few companies offering the opportunity to receive guaranteed income for life via our defined benefit pension plan.

Salary for the candidate will be determined taking into consideration a number of factors including: experience, skills, qualifications, anticipated contribution to role, internal equity, etc. The salary range presented above is based on a 35-hour workweek and would represent a majority of different candidate profiles. However, we encourage candidates who may fall outside of this range to apply as well.

About the role

Nous cherchons un(e) Coordonnateur(trice), Facturation et administration des fournisseurs pour joindre notre équipe Rémunération globale et Mobilité.

Dans ce rôle, vous assurerez la coordination et le traitement administratif des factures associées aux programmes de retraite, d’avantages sociaux et de mobilité globale pour des fournisseurs canadiens et internationaux. Vous agirez comme point de contact opérationnel entre les fournisseurs et les équipes internes (Rémunération globale, Mobilité, Paie, Finances) afin d’assurer l’exactitude de la facturation, le respect des ententes et des échéanciers, ainsi que la qualité de la documentation et des contrôles.

Ce que vous accomplirez chez nous:

• Traiter mensuellement les factures canadiennes conformément aux contrôles internes (facture unique, pièces justificatives, ventilation par centres de coûts, références de bons de commande/PO)

• Traiter les factures de mobilité globale en tenant compte des particularités (devises, dépôts d'immigration, frais juridiques, services fiscaux, relocalisation, coordination inter-compagnies, centres de coût, etc.)

• Coordonner les approbations avec les équipes Rémunération globale et Mobilité, avec suivi proactif afin d’assurer un traitement rapide des demandes

• Créer et gérer les bons de commande (PO) dans Oracle ERP (création, modifications, renouvellements, suivi des soldes)

• Identifier, documenter et résoudre les écarts (doublons, crédits, ajustements, sur/sous-facturation) en collaboration avec les fournisseurs et les équipes internes

• Maintenir des outils de suivi (calendrier, registres de facturation, échéanciers, récurrences, renouvellements, contacts fournisseurs)

• Contribuer à l’amélioration continue des processus (standardisation, liste de vérification, qualité des données, réduction des délais de traitement)

• Agir comme personne-ressources pour les fournisseurs externes pour les questions de facturation et la résolution des problèmes (écarts, documents manquants, bons de commande, statut de paiement)

• Appuyer les équipes Rémunération globale et Mobilité dans diverses tâches administratives (collecte d’information, suivi de demandes, coordination fournisseurs, mise à jour de listes/outils)

Ce que vous mettrez à profit: 

• Minimum 2 ans d’expérience pertinente en coordination administrative, en soutien à la facturation/comptes payables, ou en opérations RH (avantages sociaux et/ou mobilité globale)

• Capacité à travailler efficacement avec plusieurs fournisseurs, à traiter un volume élevé de factures récurrentes et à gérer simultanément plusieurs dossiers, tout en respectant les échéances et les cycles récurrents

• Sens aigu du service à la clientèle et forte expérience à gérer les relations avec les fournisseurs et les parties prenantes internes

• Discrétion et capacité à traiter les informations financières sensibles

• Rigueur, souci du détail et sens de l’organisation

• Expérience avec un ERP (idéalement Oracle ERP) et bonne maîtrise d’Excel (un atout)

• Excellentes compétences en communication

• Le bilinguisme en français et en anglais est requis en raison de la nécessité d'interagir régulièrement avec des collègues à travers le pays

• Aucune expérience de travail au Canada requise, mais nécessité d’avoir l’autorisation de travailler au Canada

#LI-hybrid

We are an equal opportunity employer

At Intact, our Value of respect is founded on seeing diversity as a strength. We strive to create an accessible workplace where employees feel valued, included and encouraged to share their unique perspectives.

We encourage applications from individuals who are members of equity-deserving groups, including but not limited to women, Indigenous peoples, persons with disabilities, Black people, and members of the 2SLGBTQI+ community.

As part of Intact’s commitment to reconciliation, we acknowledge that we work, meet and travel across the land currently called Canada, originally inhabited by First Nations, Metis and Inuit people. This history extends through many centuries and continues to evolve today.

We have policies to ensure equal access and participation for people with disabilities, including providing workplace adjustments (accommodations). A copy of applicable policies is available on request.

If we can provide a specific adjustment to make the recruitment process more accessible for you, please let us know when we reach out about a job opportunity. We’ll work with you to meet your needs.

Learn more about our recruitment process and your candidate journey here.

Please note that Intact does not provide sponsorship or other support for immigration-related matters including but not limited to employer-specific closed work permits. Candidates must be eligible to work in Canada from the anticipated start date and throughout their employment and are solely responsible for maintaining their work eligibility.

If you are an employee of Intact or belairdirect, please apply for this role on Internal Career Site.