Sous la responsabilité de la Directrice, Communications internes et Expérience employé, le ou la Coordonnateur.trice, Expérience employé joue un rôle clé dans la coordination des activités destinées aux employés du siège social ainsi que dans le soutien administratif et logistique de plusieurs initiatives internes.
En collaboration étroite avec le comité social, les équipes internes et différents fournisseurs, la personne contribue à créer une expérience employé.e mobilisatrice, fluide et positive, tout en assurant le suivi de plusieurs projets et programmes en évolution.
Principales responsabilités
Coordination des activités sociales pour les employé.es
Participer à la planification, l’organisation et la coordination logistique des activités internes au siège social en collaboration avec le comité social
Coordonner l’ensemble des communications événementielles : rédaction, invitations, inscriptions, rappels et suivis auprès des participants
Participer activement aux réunions du comité social et contribuer à l’élaboration du calendrier
Assurer le lien entre tous les intervenants internes et externes pour la réalisation des événements, incluant les besoins administratifs et matériels
Répondre aux questions des employés liées aux activités
Offrir un soutien sur place lors des événements et activités
Assurer le suivi budgétaire des activités et veiller au respect des budgets établis.
Programme de reconnaissance des employés
Assurer les suivis administratifs liés au programme (commandes, inventaire, réception et distribution des cadeaux) – Veiller à l’exactitude des informations
Coordonner la distribution des cadeaux
Répondre aux questions des employés et partenaires internes – gestion de la boîte courriel
Soutien administratif et coordination
Offrir un soutien général à l’équipe Communications internes et Expérience employé selon les priorités
Participer à la mise en forme et à la diffusion de contenus destinés aux employés
Profil recherché
Intérêt marqué pour l’organisation d’événements dans un environnement créatif
Excellentes habiletés organisationnelles et souci du détail
Grand esprit de débrouillardise et rapidité d’exécution
Capacité à créer des contenus engageants et actuels pour stimuler la participation aux événements
Approche proactive, collaborative et orientée service
Curiosité, créativité et à l’affût des nouvelles tendances en événementiel
Excellentes aptitudes relationnelles et communicationnelles doublées d’une attitude positive
Qualifications
Baccalauréat dans un domaine pertinent
Expérience en coordination et événementiel
Expérience dans au moins un des milieux professionnels suivants : communications, RH, divertissement ou culturel
Bilinguisme impératif et capacités rédactionnelles avérées en français et en anglais
Maîtrise de la suite MS Office et aisance sur les outils numériques en général
- Un environnement de travail collaboratif avec une présence au bureau de quatre jours par semaine, conçu pour favoriser le travail d'équipe, l'apprentissage et la livraison, avec flexibilité dans l'organisation du travail.
- Une croissance professionnelle axée sur des projets de haute qualité pour propulser votre carrière, ainsi qu'un accompagnement personnalisé adapté à vos ambitions professionnelles.
- Assurances collectives, épargne-retraite et autres avantages dont nous serons heureux de vous faire part.
- Une culture axée sur le développement de pratiques équitables et des événements rassembleurs.
YOUR MISSION
Reporting to the Director, Internal Communications & Employee Experience, the Employee Experience Coordinator plays a key role in coordinating activities for head office employees, while also providing administrative and logistical support for various internal initiatives.
Working closely with the social committee, internal teams, and external vendors, this person helps create an engaging, seamless, and positive employee experience while ensuring the smooth coordination and follow-up of several evolving projects and programs.
Key Responsibilities
Social Activities Coordination
Support the planning, organization, and logistical coordination of internal activities at the head office in collaboration with the social committee
Coordinate all event-related communications, including drafting communications, invitations, registrations, reminders, and participant follow-ups
Actively participate in social committee meetings and contribute to the development of the activity calendar
Serve as a liaison between internal and external stakeholders to support the delivery of events, including administrative and material requirements
Respond to employee inquiries related to activities
Provide on-site support during events and activities
Monitor activity budgets and ensure adherence to established budgets
Employee Recognition Program
Manage administrative follow-ups related to the program (orders, inventory, receipt, and distribution of gifts) while ensuring data accuracy
Coordinate the distribution of recognition gifts
Respond to employee and internal partner inquiries, including managing the program inbox
Administrative Support & Coordination
Provide general support to the Internal Communications & Employee Experience team based on priorities
Assist with formatting and distributing employee communications and content
Desired Profile
Strong interest in event coordination within a creative environment
Excellent organizational skills and attention to detail
Resourceful, proactive, and able to execute quickly
Ability to create engaging and current content that drives participation in events
Collaborative, service-oriented, and solutions-driven approach
Curious, creative, and up to date on event industry trends
Excellent interpersonal and communication skills combined with a positive attitude
Qualifications
Bachelor’s degree in a relevant field
Experience in coordination and event management
Experience in at least one of the following professional environments: communications, HR, entertainment, or culture
Fully bilingual with strong written communication skills in both French and English
Proficiency with MS Office and overall comfort with digital tools
Skills Required
- Bachelor's degree in a relevant field
- Experience in coordination and event management
- Experience in communications, HR, entertainment, or culture
- Fully bilingual in French and English
- Proficiency with MS Office and digital tools
What We Do
Originally composed of 20 street performers in 1984, Cirque du Soleil Entertainment Group completely reinvented circus arts and went on to become a world leader in live entertainment. On top of producing world-renowned shows, Cirque du Soleil Entertainment Group extends its creative approach to a large variety of entertainment forms such as multimedia productions, immersive experiences, theme parks and special events. Going beyond its various creations, Cirque du Soleil Entertainment Group aims to make a positive impact on people, communities and the planet with its most important tools: creativity and art.
