CAN Office Associate

Our mission is to be a trusted workplace for team members to be their whole selves at work. A company that people love and positively impacts the lives of all whom we touch.

At Interstate Batteries, you have the chance to be excellent at work and excellent at life. We know that professional success depends on personal wellbeing. That's why we want to enrich your life with the tools and services you need to succeed in every area of your life. Join us!

Purpose of Job:

Effectively operate front desk position for distributorship including phones, paperwork and general accounting.

Job Components:

• Upload and download handhelds on a weekly basis.
• Process handheld data in a timely manner.
• Maintain accounts payable and accounts receivable including auditing, paying and filing vendor invoices according to IBSA policy and procedure, preparing customer invoices, purchase orders and delivery tickets accurately and timely. 
• Maintain and diplomatically collect accounts receivable within budgeted targets for day’s sales outstanding and percent current to 60 days past invoice date.
• Verify deposits to be timely and accurate.
• Maintain dealer files.
• Back-up computer on a daily basis.
• Run End of Month efficiently, accurately and on a timely basis including transmission of operating results, reports and expenses to corporate office in time for month end accounting close and preparation of Distributorship’s financial statements.
• Process and copy (if necessary) mail on daily basis.
• Keep office stocked with supplies.
• Maintain inventory count and research variations between physical count and accounting records.

Qualifications:

• Minimum 1-year Accounts Payable/Accounts Receivable experience.
• Basic computer skills required, i.e. Microsoft Word and Excel.
• Ability to collect past due accounts without losing client relationship.
• Excellent phone skills.
• Minimum 1-year accounting or bookkeeping experience including appreciation of basic audit procedures.
• One-year administration experience. Preferably in wholesale distribution industry.
• Touch ten key ability.

Scope Data:

• Works under general supervision. 
• Work receives regular review by Manager.

Work Environment:

• Ability to sustain posture in a seated position for prolonged periods of time.
• Regularly required to use hands to grasp or handle, talk and hear, stand and walk.
• Specific vision abilities include close vision, depth perception and ability to adjust focus.
• Ability to occasionally lift and/or move 10+ lbs.
• Office environment but may be exposed to battery warehouse conditions such as exposure to moving equipment mechanical parts, fumes or airborne particles; toxic or caustic chemicals.
• Prolonged use of personal computer & telephone.

Description du poste

But de l'emploi :

Exploiter efficacement le poste de réception pour le centre de distribution, y compris les téléphones, la paperasse et la comptabilité générale

Composantes de l'emploi :

• Téléchargements des données des ordinateurs de poche sur une base hebdomadaire
• Traiter les données portatives en temps opportun
• Tenir à jour les comptes créditeurs et débiteurs, y compris l'audit, le paiement et le classement des factures des fournisseurs conformément à la politique et à la procédure de l'IBSA, en préparant les factures des clients, les bons de commande et les bons de livraison avec précision et en temps opportun.
• Maintenir et percevoir diplomatiquement les comptes débiteurs dans les limites des objectifs prévus au budget pour les ventes du jour en suspens et le pourcentage à jour jusqu'à 60 jours après la date de facturation.
• Vérifier que les dépôts sont opportuns et exacts
• Tenir à jour les dossiers des clients
• Sauvegarder les données sur une base quotidienne
• Exécuter la fin du mois de manière efficace, précise et en temps opportun, y compris la transmission des résultats d'exploitation, des rapports et des dépenses au siège social à temps pour la clôture comptable de fin de mois et la préparation des états financiers du centre de distridution.
• Traiter et copier (si nécessaire) le courrier quotidiennement
• Gardez le bureau approvisionné en fournitures
• Tenir à jour le dénombrement des stocks et les variations de recherche entre le dénombrement physique et les registres comptables.

Qualifications requises :

• Expérience d'au moins 1 an dans les comptes payables et les comptes débiteurs
• Compétences informatiques de base requises, c'est-à-dire Microsoft Word et Excel
• Capacité de recouvrer des comptes en souffrance sans perdre la relation client.
• Excellentes compétences téléphoniques
• Expérience minimale de 1 an en comptabilité ou en tenue de livres, y compris l'appréciation des procédures d'audit de base
• Un an d'expérience en administration. De préférence dans l'industrie de la distribution en gros.
• Touchez la capacité de dix touches

Données supplémentaires:

• Travaux sous supervision générale.
• Le travail fait l'objet d'un examen régulier par le gestionnaire.

Milieu de travail :

• Capacité de maintenir la posture en position assise pendant des périodes prolongées.
• Régulièrement tenu d'utiliser les mains pour saisir ou manipuler, parler et entendre, se tenir debout et marcher.
• Les capacités de vision spécifiques incluent la vision de près, la perception de la profondeur et la capacité d'ajuster la mise au point.
• Capacité de soulever et / ou de déplacer occasionnellement plus de 10 lb.
• L'environnement de bureau, mais peut être exposé à des conditions d'entreposage de batteries telles que l'exposition à des pièces mécaniques d'équipement en mouvement, à des émanations ou à des particules en suspension dans l'air ; produits chimiques toxiques ou caustiques.
• Utilisation prolongée d'un ordinateur personnel et d'un téléphone.

Note: We do not accept resumes from headhunters, placement agencies, or other suppliers that have not signed a formal agreement with us.

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