The Role
Temporary full-time Executive Personal Assistant to support a principal and family during maternity leave. Manage complex calendars, calls, travel logistics, household coordination, family appointments, expense reports, and liaise with corporate staff, property manager and household personnel. Provide confidential, proactive administrative and personal support, including occasional evening and weekend availability while traveling.
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SOMMAIRE
Une famille privée est à la recherche d’un(e) Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) (APE) expérimenté(e), hautement organisé(e) et discret(ète) afin d’offrir un soutien administratif et personnel complet à un principal et à sa famille pendant un congé de maternité.
L’Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) sera responsable de la gestion d’agendas complexes, de la coordination des déplacements, de diverses tâches administratives personnelles et agira comme personne-ressource entre le principal, la famille, le personnel corporatif, le gestionnaire de propriété et le personnel de maison.
Le(La) candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), débrouillard(e) et hautement adaptable. Il(Elle) possède un excellent jugement, sait anticiper les besoins et est en mesure de gérer les priorités de façon autonome. Il s’agit d’un poste temporaire de plusieurs mois, idéal pour un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui évolue aisément dans un environnement dynamique où la confidentialité est primordiale.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Soutien exécutif et administratif
- Agir comme principal point de contact du principal en filtrant et en gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
- Gérer les agendas complexes du principal et de la famille, notamment les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités.
- Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant adéquatement l’accès au principal.
- Anticiper les priorités à venir et rappeler au principal les tâches, rendez-vous, engagements et échéances importantes.
- Maintenir des bases de données, dossiers, documents et systèmes de classement bien organisés.
- Assurer une liaison efficace avec le personnel corporatif et les différents contacts professionnels.
- Offrir du soutien et assurer le remplacement des autres Assistantes personnelles exécutives au besoin.
Voyages et logistique
- Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, notamment le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyages de la famille.
- Préparer et maintenir à jour les renseignements relatifs aux voyages ainsi que les itinéraires détaillés.
- Agir comme personne-ressource lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.
- Être disponible occasionnellement en soirée et la fin de semaine lorsque requis en raison de voyages ou de situations nécessitant une attention immédiate.
Soutien personnel et familial
- Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
- Organiser les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels des membres de la famille.
- Préparer et soumettre les réclamations médicales du principal et de sa famille.
- Effectuer et gérer les commandes en ligne, les échanges et les retours.
- Maintenir à jour et avec exactitude les renseignements personnels et administratifs du principal et de sa famille.
- Répondre à diverses demandes personnelles et administratives, selon les besoins.
Gestion financière et des dépenses
- Préparer, tenir à jour et soumettre les rapports de dépenses au service de comptabilité.
- Gérer la petite caisse et maintenir des pièces justificatives précises.
- Collaborer avec le service de comptabilité et le personnel corporatif relativement aux dépenses personnelles et aux questions administratives, au besoin.
Événements et coordination de la résidence
- Participer à l’organisation et à la coordination d’activités de financement, de réceptions privées et de retraites exécutives.
- Collaborer étroitement avec le gestionnaire de propriété et le personnel de maison afin d’assurer une communication et une coordination efficaces au sein de la résidence.
- Participer à des projets spéciaux et répondre aux différentes priorités à mesure qu’elles se présentent.
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES
- Minimum de 5 années d’expérience à titre d’Assistante personnelle exécutive, idéalement auprès d’un principal, d’un cadre supérieur ou d’une famille privée.
- Capacité démontrée à traiter des renseignements hautement confidentiels et sensibles avec la plus grande discrétion.
- Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion des priorités et du temps.
- Capacité éprouvée à gérer simultanément plusieurs priorités et à s’adapter à des besoins changeants dans un environnement dynamique.
- Personne hautement proactive, débrouillarde et capable de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
- Excellent jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
- Excellente maîtrise de Microsoft Outlook et Word; la connaissance d’Excel et de PowerPoint constitue un atout.
- Flexibilité pour offrir occasionnellement du soutien en soirée et la fin de semaine lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.
QUALITÉS PERSONNELLES
- Hautement organisée et minutieuse.
- Discrète, digne de confiance et professionnelle.
- Proactive et orientée vers les solutions.
- Débrouillarde et adaptable.
- Calme et posée sous pression.
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
- Sens aigu du service et capacité à anticiper les besoins.
- Aptitude à collaborer efficacement avec les équipes exécutives, professionnelles et le personnel de maison.
INFORMATIONS SUR LE POSTE
- Poste : Assistante personnelle exécutive
- Type d’emploi : Contrat temporaire – remplacement de congé de maternité
- Durée : Plusieurs mois
- Horaire : Temps plein, avec disponibilité occasionnelle en soirée et la fin de semaine selon les besoins
- Langues : Excellente maîtrise du français et de l’anglais
COMMENT POSTULER
Si vous êtes une Assistante personnelle exécutive expérimentée ayant déjà travaillé au sein d’une résidence privée UHNW, que vous êtes hautement organisée, discrète et proactive, et que vous évoluez aisément dans un environnement de service privé dynamique, nous vous invitons à soumettre votre candidature.
Veuillez transmettre votre curriculum vitæ accompagné d’une courte lettre de présentation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste en utilisant le bouton Postuler, ou par courriel à [email protected].
Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.
À PROPOS D’ELITE DOMO
Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés en personnel de maison pour des familles privées au Canada et à l’international.
*Il s’agit de la version française de l’annonce Executive Personal Assistant #2075.
Skills Required
- Minimum 5 years experience as an Executive Personal Assistant
- Proven ability to handle highly confidential and sensitive information with discretion
- Excellent organizational, prioritization and time management skills
- Ability to manage multiple priorities and adapt in a dynamic environment
- Highly proactive, resourceful and able to work autonomously with minimal supervision
- Excellent judgment, tact, diplomacy and professional discretion
- Excellent oral and written communication skills in French and English
- Excellent proficiency with Microsoft Outlook and Word
- Knowledge of Excel and PowerPoint
- Flexibility for occasional evening and weekend support
- Experience working in a private UHNW residence
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The Company
What We Do
Elite Domo is a leading North American niche headhunting and staffing agency that specializes in the search and placement of experienced private estate and private service professionals. The firm provides expert recruitment for high-end roles, including gardeners, nannies, personal assistants, family office staff, domestic couples, and private security, ensuring a high standard of service for elite households.
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