Job Description:
Basé au siège social mondial d’EXFO à Québec, vous travaillerez au cœur des décisions corporatives, avec une visibilité sur l’ensemble de nos activités dans plus de 25 pays. Nous créons ce rôle pour faire passer la gestion contractuelle d’une fonction principalement administrative à un levier d’affaires concret.
La personne retenue sera appelée à prendre en charge le cycle contractuel, à négocier directement certaines ententes selon les balises établies par les conseillers juridiques, à faire avancer les dossiers de façon proactive et à transformer DocuSign CLM en outil de performance pour les équipes T&M et Homeland Security. C’est un rôle pour quelqu’un qui veut bâtir, influencer et générer de la valeur, pas seulement administrer une plateforme.
Responsabilités principales
- Agir comme point de contact unique pour les demandes contractuelles, en triant, priorisant et pilotant les dossiers selon leur niveau de risque, leur urgence et leur impact d’affaires.
- Effectuer la revue initiale et la négociation directe de contrats commerciaux standards ou de complexité modérée, selon les paramètres établis par les conseillers juridiques.
- Identifier de façon proactive les enjeux commerciaux, opérationnels et juridiques qui ralentissent les dossiers, puis recommander des solutions pratiques.
- Maintenir le registre central des contrats, le calendrier des échéances, renouvellements et préavis, et s’assurer que les versions signées correspondent aux versions approuvées.
- Prendre ownership de DocuSign CLM et en faire un levier de valeur : adoption par les équipes, modèles, workflows, automatisation des suivis, qualité des données et indicateurs de performance.
- Utiliser les outils d’intelligence artificielle pour accélérer la revue, la synthèse et le suivi contractuel, tout en exerçant le jugement nécessaire pour valider les résultats.
- Collaborer étroitement avec les équipes des ventes, finances, opérations, conformité et approvisionnement afin de réduire les frictions contractuelles et accélérer les cycles de négociation.
- Appuyer les vérifications diligentes, les demandes de conformité (KYC, financement, transactions) et le suivi des mandats de conseillers externes.
- Documenter, améliorer et faire évoluer les processus contractuels afin de réduire les risques, éviter les pertes de valeur et améliorer la visibilité sur les engagements d’EXFO.
Profil recherché
- Formation en droit, en administration, en gestion contractuelle ou diplôme en techniques juridiques; toute combinaison pertinente de formation et d’expérience sera considérée.
- De 3 à 6 ans d’expérience pertinente en gestion contractuelle, contrats commerciaux, opérations juridiques ou environnement connexe.
- Expérience concrète en revue, coordination ou négociation de contrats commerciaux, idéalement dans un environnement technologique, international ou B2B.
- Jugement d’affaires : capacité de comprendre le contexte commercial, de distinguer les vrais risques des irritants mineurs et de proposer des compromis pragmatiques.
- Autonomie et sens de l’initiative : capacité de prendre position, recommander, relancer, faire avancer les dossiers et assumer ses choix sous l’autorité des conseillers juridiques.
- Esprit critique : capacité de lire entre les lignes, repérer ce qui cloche, poser les bonnes questions et remettre en question les façons de faire lorsque nécessaire.
- Aisance relationnelle : capacité de travailler directement avec des équipes variées, de bâtir la confiance et d’influencer sans autorité hiérarchique.
- Aisance numérique réelle avec les plateformes CLM, les outils d’IA et les données contractuelles, avec le réflexe de transformer l’outil en levier d’efficacité.
- Excellente organisation, rigueur dans le suivi des échéances et capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
- Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Pourquoi joindre EXFO ?
- Un rôle à bâtir, avec un impact direct sur la façon dont EXFO gère, négocie et suit ses engagements contractuels.
- Une occasion de transformer DocuSign CLM en levier concret d’efficacité, de réduction des risques et de création de valeur.
- Une exposition directe à plusieurs fonctions d’affaires, divisions et pays, dans une entreprise technologique reconnue mondialement.
- Un environnement collaboratif, multidisciplinaire et stimulant, où l’IA et les outils numériques font partie du quotidien.
- Mode de travail hybride et gamme complète d’avantages sociaux.
La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste, puisque ses responsabilités impliquent des échanges fréquents, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec des clients, partenaires, fournisseurs ou collègues situés à l’extérieur du Québec.
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Position Summary
Based at EXFO’s global headquarters in Quebec City, you will work at the heart of corporate decision-making, with visibility across our operations in more than 25 countries. We are creating this role to move contract management from a primarily administrative function to a concrete business lever.
The successful candidate will own the contract lifecycle, negotiate certain agreements directly within guardrails established by legal counsel, proactively drive files forward, and turn DocuSign CLM into a performance tool for the T&M and Homeland Security teams. This role is for someone who wants to build, influence, and create value, not simply administer a platform.
Key Responsibilities
Act as the single point of contact for contract requests, triaging, prioritizing, and driving files based on risk, urgency, and business impact.
Perform first-pass review and direct negotiation of standard or moderately complex commercial agreements, within parameters established by legal counsel.
Proactively identify commercial, operational, and legal issues that slow files down, and recommend practical solutions.
Maintain the central contract register and calendar of deadlines, renewals, and notice periods, and ensure signed versions match approved versions.
Take ownership of DocuSign CLM and turn it into a value lever: team adoption, templates, workflows, automated tracking, data quality, and performance indicators.
Use artificial intelligence tools to accelerate contract review, summarization, and tracking, while applying sound judgment to validate output.
Work closely with sales, finance, operations, compliance, and procurement teams to reduce contractual friction and accelerate negotiation cycles.
Support due diligence, compliance requests (KYC, financing, transactions), and the tracking of external counsel mandates.
Document, improve, and evolve contract processes to reduce risk, avoid value leakage, and improve visibility on EXFO’s commitments.
Desired Profile
Training in law, administration, contract management, or a diploma in legal techniques; any relevant combination of education and experience will be considered.
3 to 6 years of relevant experience in contract management, commercial contracts, legal operations, or a related environment.
Hands-on experience reviewing, coordinating, or negotiating commercial contracts, ideally in a technology, international, or B2B environment.
Business judgment: ability to understand the commercial context, distinguish real risks from minor irritants, and propose pragmatic compromises.
Autonomy and initiative: ability to take a position, recommend, follow up, drive files forward, and own choices under the authority of legal counsel.
Critical thinking: ability to read between the lines, identify what does not add up, ask the right questions, and challenge ways of working when needed.
Strong interpersonal skills: ability to work directly with varied teams, build trust, and influence without hierarchical authority.
Real digital fluency with CLM platforms, AI tools, and contract data, with the reflex to turn the tool into an efficiency lever.
Excellent organizational skills, rigor in tracking deadlines, and ability to manage multiple priorities simultaneously.
Proficiency in both French and English, spoken and written.
Why Join EXFO?
A role you get to build, with direct impact on how EXFO manages, negotiates, and tracks contractual commitments.
An opportunity to turn DocuSign CLM into a concrete lever for efficiency, risk reduction, and value creation.
Direct exposure to multiple business functions, divisions, and countries within a globally recognized technology company.
A collaborative, multidisciplinary, and stimulating environment where AI and digital tools are part of daily work.
Flexible hybrid work model and comprehensive benefits package.
English is required for this position, as the role involves frequent verbal and written communication with customers, partners, suppliers, and colleagues located outside Quebec.
EXFO is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.
Skills Required
- Training in law, administration, or contract management, or a diploma in legal techniques
- One to three years of relevant experience
- Fluency in French and English, spoken and written
- Critical thinking and ability to identify contractual issues
- Autonomy, decision-making, and recommendation skills
- Strong interpersonal, organizational, and deadline-tracking skills
- Proficiency with artificial intelligence tools and ability to validate their output
What We Do
EXFO is a global leader in the communications industry, providing intelligent hardware and software solutions for testing, monitoring, and analytics. Serving fixed and mobile network operators, hyperscalers, and equipment manufacturers, EXFO delivers critical visibility and insights to ensure network performance and service reliability. Their expertise spans fiber optics, 5G, and cloud-native deployments, empowering customers to accelerate their digital transformations and optimize network efficiency.
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