The Role
Provides administrative support for estimating and bid-management activities across company divisions. Responsibilities include preparing and formatting tender documents, tracking bid deadlines, managing electronic records, monitoring tender platforms such as SEAO, coordinating communications, supporting estimators and project managers, receiving visitors, handling office administration, ordering supplies, and maintaining an organized office environment.
Summary Generated by Built In
Sommaire
Sous la responsabilité du chef à l’estimation l'adjointe administrative à l'estimation assure le soutien administratif aux activités d'estimation et de gestion des soumissions pour l'ensemble des divisions. Elle contribue à la préparation des documents d'appels d'offres, au suivi des échéanciers et à la gestion documentaire, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau de Québec par la coordination des services administratifs et de réception.
Responsabilités principales
- Assurer la réception et l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires du bureau de Québec;
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer le traitement du courrier et des communications générales;
- Agir comme personne ressource lors de la réception des demandes de soumissions, des suivis et des envois aux clients;
- Préparer, coordonner et effectuer la mise en page des dossiers de soumission et des documents requis;
- Télécharger, classer et distribuer la documentation d'appels d'offres aux intervenants concernés;
- Maintenir à jour et assurer un suivi rigoureux de la liste des soumissions en cours;
- Effectuer le classement électronique des dossiers d'estimation et de soumission;
- Maintenir à jour les différents formulaires, modèles et documents utilisés dans le cadre des soumissions;
- Effectuer le suivi des tâches requises avant le dépôt des soumissions afin de s'assurer que l'ensemble des documents et informations demandés sont présents;
- Soutenir les estimateurs, chargés de projets et gestionnaires dans les différentes activités administratives liées aux estimations;
- Assurer la gestion documentaire des appels d'offres et le respect des échéanciers de dépôt;
- Consulter quotidiennement les plateformes d'appels d'offres, notamment le SEAO, et transmettre l'information pertinente;
- Coordonner la préparation des salles de conférence et veiller à leur bon fonctionnement;
- Effectuer les commandes de fournitures de bureau, de papeterie et de matériel nécessaire aux opérations du bureau;
- Assurer le maintien d'un environnement de travail propre, organisé et fonctionnel;
- Maintenir des relations professionnelles et de confiance avec les gestionnaires, professionnels, sous-traitants, fournisseurs et clients;
- Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste.
Qualifications
- DEP, DEC ou AEC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente de formation et d'expérience;
- Deux (2) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif similaire;
- Expérience dans les domaines de la construction, du génie civil ou du milieu minier, un atout;
- Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office (particulièrement Word, Excel et Outlook);
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
- Bonne compréhension de l'anglais écrit afin de lire, comprendre et traiter la documentation liée aux appels d'offres et aux soumissions;
- Capacité à évoluer dans un environnement dynamique comportant plusieurs priorités simultanées.
Aptitudes
- Sens élevé de l'organisation et gestion efficace des priorités;
- Rigueur et souci du détail;
- Esprit d'équipe et approche collaborative;
- Autonomie, débrouillardise et sens de l'initiative;
- Professionnalisme et discrétion;
- Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers;
- Respect de la confidentialité.
Conditions de travail
- Horaire : 40 h/semaine, du lundi au vendredi;
- Lieu : bureau de Québec;
- Activités sociales organisées par l'entreprise;
- Assurances collectives;
- REER avec contribution de l'employeur.
Skills Required
- DEP, DEC, or AEC in administration, office administration, or a related field, or equivalent combination of education and experience
- Two to three years of experience in a similar administrative role
- Experience in construction, civil engineering, or mining
- Excellent knowledge of Microsoft Office, particularly Word, Excel, and Outlook
- Excellent spoken and written French
- Ability to read, understand, and process tender and bid documentation in written English
- Ability to work in a dynamic environment with multiple simultaneous priorities
- Strong organization and priority-management skills
- Rigor and attention to detail
- Teamwork and collaborative approach
- Autonomy, resourcefulness, and initiative
- Professionalism and discretion
- Excellent communication and customer-service skills
- Ability to manage multiple files while meeting deadlines
- Respect for confidentiality
Am I A Good Fit?
Get Personalized Job Insights.
Our AI-powered fit analysis compares your resume with a job listing so you know if your skills & experience align.
Success! Refresh the page to see how your skills align with this role.
The Company
What We Do
L. Fournier et Fils Inc. is a prominent general contractor and mining entrepreneur based in Eastern Canada. The company specializes in providing high-quality integrated products and services for the industrial, civil, and surface mining sectors. Their expertise includes excavation, road construction, stone crushing, and the transportation of aggregates, maintaining a strong reputation for excellence in industrial and civil engineering projects.
