Office Manager/General Assistant

ABOUT COMPAL

We are in the business of collaborative innovation and making those ideas happen. As one of the world's leading manufacturers of notebook PCs, smart devices, data center equipment and LCD products, and automotive electronics, we take pride in bringing breakthrough design concepts to life with world class R&D, manufacturing, and supply chain management. Innovation is in our DNA and no challenge is too big for our award-winning design teams. Unparalleled experience across a broad range of technologies translates into projects being delivered with the highest design integrity and quality. Compal has 80,000 employees across 12 countries in USA, Mexico, Brazil, Poland, Romania, Germany, India, China, Korea, Japan, Vietnam, and Taiwan to provide engineering, manufacturing, service support to our customers.

OUR CULTURE

At Compal, we understand that true innovation flourishes when individuals are passionate about their work and have the freedom to develop their skills. Our team, composed of some of the brightest minds globally, collaborates to challenge creative and technical limits for our clients and their products. We are committed to fostering an environment that encourages growth, learning, and collaboration. Each day, we support our talented workforce, ensuring they can excel in their roles while pursuing their passions. Together, we are not just creating groundbreaking products; we are building a community where everyone can thrive and contribute to the future of innovation.

ABOUT THE ROLE

Compal is a leading innovator dedicated to pushing the boundaries of technology and delivering advanced solutions to our clients. We are seeking an Office Manager/General Assistant who is responsible for ensuring the smooth day-to-day operations of an office by handling a wide range of administrative, financial, and organizational tasks, as well as assisting engineering, sales and business development various tasks. This position will report to the Country Manager and help maintain efficiency in the office and on projects.

Key Responsibilities

Administrative management: Oversee daily office operations, including managing schedules, correspondence, and record-keeping. Establish work priorities and manage administrative procedures.

• Financial support: Process invoices, purchase orders, and other financial transactions. Create budgets for office supplies.
  
• Staff and office support: Coordinate and manage meetings, appointments, and travel arrangements. Provide support to other employees, answer phones, and respond to emails.
• Communications: Handle internal and external communications related to the Office Manager / General Assistant.
• Resource management: Maintain and order office supplies and equipment. Ensure the office is a clean, safe, and organized working environment.
  
• Facility maintenance: Monitor office facilities and arrange for maintenance or repairs as needed.
• Procurement: Purchase supplies and resources required for office operations.
• Asset Management: Maintain status of all company assets, samples, products, tools, equipment, and supplies.
• Safety, Health, and Security: Create and maintain a safe, healthy, and secure environment.
• Event Assistance:
  Coordinate company events, conferences, and meetings, including arranging catering and logistics.
  
• Engineering, Sales, and Business Development Assistance: Assist with importing/exporting products, ensuring compliance to export regulations, trade shows, and other necessary tasks.

Qualifications:

• Bachelor’s degree with university and equivalent business experience of a minimum of 5 years.
• Excellent verbal and written communication skills (presentations, report writing, telephone, email, etc.)
• Attention to detail and the ability to complete tasks without errors
• Ability to build good relationships and collaborate with both internal and external parties. High emotional intelligence, empathy, and friendly demeanor.
• Flexibility to adapt to changing office environments and tasks.
• Ability to remain calm even in stressful situations.
• A strong sense of confidentiality to protect confidential company information and personal information.
• Ability to reason through complex problems and find solutions.
• Ability to take the initiative and get work done.
• Native-level Japanese speaker. Intermediate (preferred) or elementally English skills

Preferred Qualifications:

• Self-motivated, competitive, patient, results-driven, and proactive worker.
• Good skill of using Microsoft office 365 applications and AI agents.
• Strong team player who can collaborate effectively across multiple internal and external stakeholders globally.
• Experience of working in a start-up, small office, and/or opening office is a plus.
• Familiarity with Automotive or related industries experience is a plus.

What We Offer:

• Great experience of working as a member of a global/international team.
• Opportunities to contribute to innovative projects and make a meaningful impact to the automotive industry and realizing a safer and more secure society.
• A dynamic and collaborative work environment with opportunities for professional development and continuous learning.
• A hybrid work model that combines remote work with on-site collaboration and community, featuring flexible working hours.
• A competitive compensation package.

Compal USA (Indiana) Inc. is an equal opportunity employer and is committed to providing a workplace free from harassment and discrimination. All employment is decided on the basis of qualifications, merit, and business needs without regard to any protected status.

If you're a motivated and experienced office manager/general assistant employee looking to join the success of a dynamic team, please submit your resume and a cover letter outlining your experience and qualifications. We look forward to hearing from you!

Compalについて

私たちは、協働によるイノベーションと、そのアイデアの実現に取り組んでいます。ノートパソコン、スマートデバイス、データセンター機器、LCD製品、車載エレクトロニクスの世界有数のメーカーとして、世界クラスの研究開発、製造、サプライチェーン管理を駆使し、画期的なデザインコンセプトを実現することに誇りを持っています。イノベーションは私たちのDNAであり、受賞歴のあるデザインチームにとって、どんな挑戦も乗り越えられます。幅広い技術における比類のない経験は、最高のデザインの完全性と品質を備えたプロジェクト実現につながります。コンパルは、米国、メキシコ、ブラジル、ポーランド、ルーマニア、ドイツ、インド、中国、韓国、日本、ベトナム、台湾の12か国に8万人の従業員を擁し、お客様にエンジニアリング、製造、サービスサポートを提供しています。

私たちの文化

Compalは、真のイノベーションは、個人が仕事に情熱を持ち、スキルを自由に開発できるときに生まれると考えています。世界的に最も優秀な人材で構成される私たちのチームは、お客様とその製品のために、創造性と技術の限界に挑戦するために協力しています。私たちは、成長、学習、そしてコラボレーションを促進する環境づくりに尽力しています。才能豊かな従業員が情熱を追求する中で、それぞれの役割において優れた成果を上げられるよう、日々サポートを提供しています。私たちは共に、画期的な製品を生み出すだけでなく、誰もが成長し、イノベーションの未来に貢献できるコミュニティを築いています。
職務内容

Compalは、テクノロジーの限界を押し広げ、お客様に先進的なソリューションを提供することに尽力する、業界をリードするイノベーターです。私たちは、オフィスマネージャー／ゼネラルアシスタントを募集しています。事務、財務、組織に関する幅広い業務を担当し、エンジニアリング、営業、事業開発の様々な業務を支援することで、オフィスの円滑な日常業務の確保に責任を持ちます。このポジションはカントリーマネージャーにレポートし、効率的なプロジェクト運営を支援します。

主な職務

• 管理：スケジュール管理、連絡、記録管理など、日々のオフィス業務を監督します。業務の優先順位を決定し、事務手続きを管理します。
• 財務サポート：請求書、発注書、その他の財務取引を処理します。事務用品の予算を作成します。
• スタッフおよびオフィスサポート：会議、アポイントメント、出張手配の調整および管理。他の従業員のサポート、電話応対、メール返信。
• コミュニケーション：オフィスマネージャー／ゼネラルアシスタントに関する社内外のコミュニケーションに対応。
• リソース管理：オフィス用品および機器の維持管理および発注。オフィスが清潔で安全かつ整理整頓された職場環境であることを確認する。
• 施設管理：オフィス設備を監視し、必要に応じてメンテナンスや修理を手配する。
• 調達：オフィス運営に必要な備品およびリソースの購入。
• 資産管理：会社のすべての資産、サンプル、製品、工具、機器、備品の状況を管理する。
• 安全、健康、セキュリティ：安全で健康的かつ安心できる環境を構築し、維持する。
• イベントアシスタンス：ケータリングやロジスティクスの手配を含む、会社のイベント、会議、ミーティングの調整。
• エンジニアリング、営業、事業開発アシスタンス：製品の輸出入、輸出コンプライアンス、展示会、その他の必要な業務を支援する。

資格

• 大学の学士号を取得し、同等のビジネス経験が最低 5 年あること。
• 優れた口頭および書面によるコミュニケーションスキル（プレゼンテーション、レポート作成、電話、Eメールなど）
• 細部への注意力と、ミスなく業務を遂行する能力
• 社内外の関係者と良好な関係を築き、協力できる能力。高い感情知性、共感力、そしてフレンドリーな態度
• 変化するオフィス環境や業務に柔軟に対応できる能力
• ストレスの多い状況でも冷静さを保てる能力
• 会社の機密情報および個人情報を守るための高い守秘義務意識
• 複雑な問題を論理的に考察し、解決策を見出す能力
• 率先して業務を遂行する能力
• ネイティブレベルの日本語話者。中級レベル（望ましい）または初級レベルの英語力
  望ましい資格
• 自発性、競争心、忍耐力、結果重視、そして積極的な姿勢
• Microsoft Office 365 アプリケーションと AI エージェントの優れた使用スキル
• 国内外の複数の社内外のステークホルダーと効果的に連携できる、優れたチームプレーヤーであること
• スタートアップ企業、小規模オフィス、またはオープニングオフィスでの勤務経験があれば尚可
• 自動車業界または関連業界での経験があれば尚可
  当社が提供するもの：
• グローバル／国際的なチームの一員として働く素晴らしい経験。
• 革新的なプロジェクトに貢献し、自動車業界に意義のある影響を与え、安全で安心な社会を実現する機会。
• 専門能力開発と継続的な学習の機会を備えた、ダイナミックで協力的な職場環境。
• リモートワークとオンサイトでのコラボレーションやコミュニティ活動を組み合わせたハイブリッドな勤務モデル。柔軟な勤務時間も特徴。
• 競争力のある報酬パッケージ。
  

Compal USA (Indiana) Inc.は機会均等を約束する雇用主であり、ハラスメントや差別のない職場を提供することに尽力しています。採用は、いかなる保護された地位にも関わらず、資格、実績、そして事業上の必要性に基づいて決定されます。

• 活気に満ちたチームの一員として活躍したい、オフィスマネージャー／ゼネラルアシスタントの方は、履歴書と経験と資格を説明したカバーレターをご提出ください。ご連絡をお待ちしております！