Manager of Import & Export Team (m/f/d)

Job Description

Import Export Manager (M1)

Führung und Teammanagement

• Führung, Coaching und Weiterentwicklung des Import- & Export-Teams einschliesslich Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Mitarbeitendenentwicklung.

• Festlegung klarer Ziele, Prioritäten und einer ausgewogenen Aufgabenverteilung zur optimalen Nutzung der verfügbaren Ressourcen.

• Sicherstellung einer bedarfsgerechten Personalausstattung, eines zeitgerechten Onboardings sowie der kontinuierlichen Kompetenzentwicklung

• Förderung einer kollaborativen, leistungsorientierten und compliance bewussten Teamkultur.

Verantwortlichkeiten

• Verantwortung für die gesamtheitliche Steuerung der Import- und Exportprozesse für nationale und internationale Sendungen.

• Sicherstellung der termingerechten und GMP-/GDP-konformen Organisation temperaturgeführter Transporte per Luft- und Landfracht.

• Sicherstellung der Erstellung und Prüfung von Versanddokumentationen unter Berücksichtigung der globalen Anforderungen der Trade Compliance.

• Überwachung von Zollabwicklungsprozessen, Anweisungen an Zollbroker sowie der Verwaltung von Vollmachten (Power of Attorney).

• Überwachung von Sendungsströmen, Engpässen und operativen Leistungskennzahlen zur Gewährleistung einer zuverlässigen Abwicklung.

Prozessharmonisierung und kontinuierliche Verbesserung

• Förderung der Harmonisierung von Import- und Exportprozessen innerhalb des Teams sowie mit relevanten Stakeholdern.

• Identifizierung von Möglichkeiten zur Innovation, Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Beseitigung von Hindernissen für das Team.

• Unterstützung von Veränderungsinitiativen sowie kontinuierliche Verbesserung von Prozesseffizienz, Durchlaufzeiten und Servicequalität.

Kommunikation und Eskalationsmanagement

• Sicherstellung einer zeitnahen Kommunikation und Eskalation von Problemen, Verzögerungen und kritischen Situationen an Management und relevante Stakeholder.

• Leitung von Teammeetings zur Besprechung von Eskalationen, Arbeitsauslastung, Prioritäten und relevanten allgemeinen Informationen.

• Gewährleistung eines effektiven Informationsflusses zwischen Management und operativem Team.

Compliance, Reporting und Leistungsüberwachung

• Sicherstellung der Einhaltung von GMP-, GDP-, Global Trade Compliance- sowie weiterer regulatorischer Anforderungen.

• Unterstützung interner und externer Audits sowie der daraus resultierenden CAPA-Massnahmen.

• Erstellung relevanter Statistiken und Berichte zur Dokumentation der Leistungsfähigkeit und Effizienz des Fachbereichs.

• Überwachung von Leistungskennzahlen, einschliesslich termingerechter Lieferungen, Compliance-Kennzahlen und prognosebezogener Metriken.

• Unterzeichnung von Dokumenten sowie Durchführung autorisierter Korrekturen im Namen direkter Mitarbeitender entsprechend der erteilten Befugnisse.

Voraussetzungen/Kompetenzen:

• Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Ausbildung in Supply Chain Management, Logistik, Außenhandel, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Fachgebiet, auf Stufe Bachelor, MAS, HF oder vergleichbarer Weiterbildung.

• Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Import-/Export-, Zoll-, Trade-Compliance-, Logistik- oder Supply-Chain-Umfeld, idealerweise in einem internationalen und regulierten Industrie- oder Pharmaumfeld.

• Nachweisbare Führungs-, Projektleitungs- oder Koordinationserfahrung mit der Fähigkeit, operative Teams zu steuern, Prioritäten zu setzen und bereichsübergreifende Themen eigenverantwortlich voranzutreiben.

• Fundierte Kenntnisse in Import- und Exportprozessen, Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, Trade Compliance, Incoterms, Ursprungs- und Präferenzthemen, Exportkontrolle sowie Versand- und Zolldokumentation.

• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und Kooperationsbereitschaft sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende und Schnittstellenpartner konstruktiv einzubinden und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu fördern.

• Gutes Verständnis von GMP-/GDP-Anforderungen, Qualitätssystemen, Abweichungs-, CAPA- und Change-Control-Prozessen sowie regulatorischen Erwartungen in einem compliance-orientierten Umfeld von Vorteil.

• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit Datenanalyse, KPI-Reporting und Prozessmonitoring von Vorteil.

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Problemlösungs- und Entscheidungskompetenz, auch unter Zeitdruck und bei operativen Eskalationen.

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf Niveau C1.

Required Skills:

Preferred Skills:

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

Leadership and Team Management

• Leadership, coaching, and development of the Import & Export team, including performance management, succession planning, and employee development.

• Definition of clear objectives, priorities, and a balanced allocation of tasks to ensure optimal use of available resources.

• Ensuring appropriate staffing, timely onboarding, and continuous competency development

• Promoting a collaborative, performance-oriented, and compliance-conscious team culture.

Responsibilities

• Responsibility for the overall management of import and export processes for national and international shipments.

• Ensuring the timely and GMP-/GDP-compliant organization of temperature-controlled transports by air and road freight.

• Ensuring the preparation and review of shipping documentation, taking into account global trade compliance requirements.

• Monitoring customs clearance processes, instructions to customs brokers, and the management of powers of attorney.

• Monitoring shipment flows, bottlenecks, and operational performance indicators to ensure reliable execution.

Process Harmonization and Continuous Improvement

• Promoting the harmonization of import and export processes within the team and with relevant stakeholders.

• Identifying opportunities for innovation, simplification of workflows, and removal of obstacles for the team.

• Supporting change initiatives and continuously improving process efficiency, lead times, and service quality.

Communication and Escalation Management

• Ensuring timely communication and escalation of issues, delays, and critical situations to management and relevant stakeholders.

• Leading team meetings to discuss escalations, workload, priorities, and relevant general information.

• Ensuring an effective flow of information between management and the operational team.

Compliance, Reporting, and Performance Monitoring

• Ensuring compliance with GMP, GDP, Global Trade Compliance, and other regulatory requirements.

• Supporting internal and external audits as well as resulting CAPA measures.

• Preparing relevant statistics and reports to document the performance and efficiency of the function.

• Monitoring performance indicators, including on-time deliveries, compliance metrics, and forecast-related metrics.

• Signing documents and performing authorized corrections on behalf of direct reports in accordance with granted authorities.

Requirements/Competencies:

• Completed degree or equivalent education in Supply Chain Management, Logistics, Foreign Trade, Business Administration, Industrial Engineering, or a comparable field, at Bachelor, MAS, HF level or with comparable further education.

• At least 5 years of relevant professional experience in import/export, customs, trade compliance, logistics, or supply chain, ideally in an international and regulated industrial or pharmaceutical environment.

• Proven leadership, project management, or coordination experience with the ability to manage operational teams, set priorities, and independently drive cross-functional topics.

• Sound knowledge of import and export processes, customs and foreign trade law, trade compliance, Incoterms, origin and preference topics, export control, and shipping and customs documentation.

• Strong team orientation, social competence, and willingness to cooperate, with the ability to constructively involve employees and interface partners and promote trustful collaboration.

• Good understanding of GMP/GDP requirements, quality systems, deviation, CAPA, and change control processes as well as regulatory expectations in a compliance-oriented environment is an advantage.

• Confident use of MS Office; experience with data analysis, KPI reporting, and process monitoring is an advantage.

• Strong analytical skills, structured way of working, and high problem-solving and decision-making competence, also under time pressure and during operational escalations.

• Strong German and English language skills, both written and spoken, preferably at C1 level or above.

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Employee Status:

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.