Coordonnateur.trice administratif.ve

Support aux Directeurs Généraux

• Supporter les directeurs généraux dans les tâches administratives, la préparation de documents interne et externe, la coordination de rencontre, la prise de note, les visites de partenaires / clients;
• Planification de réunions et sessions de travail, incluant prise de notes et suivis ;
• Planifier et organiser les voyages et déplacements des directeurs généraux et préparer les documents y afférant;
• Administrer les outils de gestion des opportunités commerciales (gestion des e-mails, Pipedrive (CRM);
• Soutenir la recherche et la préparation pour les conférences;
• Participer à la préparation des documents, y compris contrats, propositions, présentations client;
• Coordonner les visites clients au studio et/ou participer à la logistique de certains événements clients;
• Gérer le suivi du budget, l'ouverture de projets et autres besoins connexes;
• Effectuer des tâches administratives connexes pour soutenir l'équipe.

Tâches administratives

• Tout travail administratif en lien avec les projets: ouverture et fermeture de projet, facturation, rebill, archivage, etc.
• Gestion du calendrier de facturation liés aux plans de support et préparation des factures ;
• Classement et archivage des documents;
• Rédiger et mettre en page des documents de présentation (pour des présentations internes et clients) ; 
• Contribuer à la préparation d’outils de commercialisation, tels que les offres de service, les présentations clients/partenaires et autres supports ;
• Planifier et organiser les voyages et déplacements de l’équipe de projet, et préparer les documents y afférant ;
• Suivi mensuel des royautés;
• Mise à jour des projets dans l’outil de gestion de projet; 
• Effectuer toute autre responsabilité et/ou tâche reliée à ce poste.

TON PARCOURS CONTIENT

• Diplôme collégial en gestion, événementiel, ou dans un domaine connexe ;
• 2 à 3 ans d’expérience d’expérience en soutien administratif; 
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit 
• Maîtrise de la suite Google (Sheets, Slide, Gmail, etc.).

TES QUALITÉS

• Rigueur, minutie, capacité d’analyse et grand sens de l’organisation ;
• Excellentes aptitudes de communication, en français et en anglais ;
• Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales et/ou administratives ;
• Être à l’aise à travailler avec plus qu’un/e superviseur/e;
• Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs projets en simultané, et en discerner les priorités;
• Esprit d’équipe et diplomatie ;
• Fiabilité, autonomie et proactivité;
• Curiosité et volonté d’apprentissage ; 
• Connaissance du logiciel Wrike, un atout ;
• Connaissance de l’industrie du multimédia, un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES

• Travail hybride possible, mais nécessite une présence accrue au bureau (au moins 3 jours / semaine)  ;
• Travail occasionnel en dehors des heures régulières de bureau.

QUELQUES AVANTAGES À TRAVAILLER CHEZ MF :

• Mode de travail hybride afin d'optimiser l'équilibre vie personnelle-professionnelle ;
• Assurance collective avantageuse, pour toi et ta famille ;
• Compte mieux-être te permettant de réclamer des dépenses personnelles ;
• Budget inspiration annuel ;
• Accès gratuit au service de télémédecine Dialogue, pour répondre rapidement à tes préoccupations de santé et à celles de ta famille ;
• 5 journées de maladie payées par année ;
• Plan de formation et de développement des compétences personnalisé, grâce à l'École MF;
• Service de repas à tarifs réduits, collations et café en tout temps ;
• Service dédié à la vie MF, catalyseur d'initiatives reliées au bien-être des employés (santé physique, mentale, activités sociales, etc.).