The Role
Provides administrative, facilities, vendor, travel, event, workplace, and logistical coordination across departments. Responsibilities include ordering supplies, managing building-related matters, coordinating travel and accommodations, handling vendors and invoices, organizing corporate events, supporting office moves, preparing documents and meeting minutes, welcoming visitors, and improving administrative processes. The role requires bilingual French and English communication, strong organization, discretion, autonomy, and at least two years of related experience.
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Pour assurer le bon fonctionnement de nos opérations, nous recherchons une personne prévoyante, débrouillarde et dévouée, qui a les bons réflexes pour trouver des bonnes solutions. Elle occupera un rôle pivot entre les différents départements de Spiria et soutiendra les équipes dans leurs dossiers administratifs, logistiques et autres. Elle interagira autant avec les collègues au bureau qu’avec ceux à distance.
En tant que coordonnateur(trice) administratif(ve) chez Spiria, vous serez amené(e) à :
- Assurer l’approvisionnement en nourriture et en fournitures de bureau, et voir à l’entretien des machines à café;
- Gérer les situations liées à l’immeuble (climatisation, accès des employé(e)s et des visiteurs, livraison d’équipement, etc.);
- Organiser le transport et l’hébergement des personnes en déplacement;
- Gérer les relations avec les fournisseurs, obtenir des soumissions et assurer le suivi des commandes et des factures;
- Planifier, organiser et coordonner les événements corporatifs et les activités sociales;
- Coordonner la logistique de projets ponctuels liés aux espaces de travail, comme un déménagement ou un réaménagement de bureau;
- Offrir un soutien administratif aux différents départements : rédaction de comptes rendus de réunion, préparation de documents, suivi des échéanciers, tenue et classement des dossiers;
- Accueillir les visiteurs, les clients et les candidat(e)s, et préparer les salles de réunion;
- Proposer des améliorations pour simplifier les processus administratifs et les rendre plus efficaces.
Les clés de votre succès :
- Minimum 2 ans d'expérience en soutien administratif, en organisation d'événements, en service à la clientèle ou dans une fonction similaire;
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365, des outils d’IA et des applications couramment utilisées en contexte professionnel (Slack, Canva, Google Workspace, Miro, Trello, etc.);
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;
- Sens de l’organisation, rigueur et souci du détail, avec la capacité de gérer plusieurs priorités à la fois;
- Débrouillardise et autonomie, et goût pour les imprévus;
- Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles;
- Empathie, sens du service et facilité à établir et à entretenir des relations de qualité.
Ce qu’on vous offre :
- 3 semaines de vacances (ou plus, selon votre expérience);
- 5 jours de congé pendant la période des fêtes;
- Journées de congé flexibles pour des raisons personnelles et pour gérer les aléas de la vie;
- Remboursement annuel Spiri-Flex pour des dépenses liées à la santé, à l’ergonomie et à la connectivité.
Modalités d’emploi :
- Présence requise au bureau de Montréal au moins 3 jours par semaine;
- Salaire horaire de départ 25,00 $, sur une base de 25 heures par semaine (possibilité d'un horaire à temps complet)
Environnement de travail
Nous croyons que l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle est essentiel. Nous le rendons possible grâce à une organisation du travail flexible et un mode de travail sur mesure. Que vous soyez au bureau ou à l’endroit de votre choix, ce qui compte avant tout, c’est l’impact de votre travail, pas où vous vous trouvez.
À propos de nous!
Chez Spiria, nous sommes une équipe de plus de 150 professionnel(le)s réparti(e)s à travers le Canada. Depuis plus de 20 ans, nous créons des solutions logicielles sur mesure, alimentées par un profond engagement envers la qualité du code, l'excellence technologique, la création collaborative et la satisfaction clients.
*Le bilinguisme est essentiel pour ce rôle. La personne qui occupe ce rôle devra, pour l’ensemble de ses tâches, collaborer avec des clients internes et externes à travers l’Amérique du Nord autant en français qu’en anglais.
Chez Spiria, nous croyons que la diversité est une grande force. Ainsi, nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi et invitons les femmes, les personnes de minorité visible, les personnes autochtones, les personnes avec un handicap, les personnes LGBTQIA2S+ et les personnes autrement marginalisées à poser leur candidature.
Avis sur l’IA
Nos outils de recrutement utilisent de l’IA pour soutenir le tri initial de candidatures, sans jamais remplacer le flair et l’expertise de nos équipes de recrutement.
Skills Required
- Minimum 2 years of experience in administrative support, event organization, customer service, or a similar role
- Proficiency with Microsoft 365, AI tools, and workplace applications such as Slack, Canva, Google Workspace, Miro, and Trello
- Excellent written and spoken French and English; bilingualism is essential
- Strong organizational skills, rigor, attention to detail, and ability to manage multiple priorities
- Resourcefulness, autonomy, and comfort handling unexpected situations
- Discretion and professionalism when handling confidential information
- Empathy, service orientation, and ability to build and maintain quality relationships
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The Company
What We Do
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