Adjoint.e de Direction

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• 1.   Assistance à la Direction:


• Organiser et gérer proactivement l’agenda et les voyages d’affaires des gestionnaires;
• Organiser et préparer les réunions hebdomadaires; prendre les notes et assurer les suivis requis auprès des différents collaborateurs ou intervenants;
•  Gérer les comptes de dépenses des gestionnaires;
• Collaborer aux projets spéciaux des gestionnaires;
• Assister et supporter les gestionnaires dans l’élaboration de présentations, conférences, etc.;
• Assurer une communication efficace et faire les suivis nécessaires auprès des équipes;
• Maintenir à jour le sommaire de tous les projets en cours;
• Supporter les gestionnaires dans le développement des affaires et le suivi de contacts pertinents;
• Assurer la tenue, la gestion et l’archivage des dossiers des gestionnaires.


•  2.   Tâches administratives:


• Préparer, rédiger, corriger et traduire divers documents, rapports et présentations;
• Créer des présentations Keynote ou Google Slide;
• Faire le suivi et obtenir les approbations nécessaires et signatures sur divers documents légaux;
• Toutes autres tâches connexes. 


• 3. Coordination en support des équipes :


• Assurer un suivi hebdomadaire des feuilles de temps, du temps supplémentaire et du calendrier de vacances des employés des équipes supportées;
• Organisation des déjeuners, dîners et autres activités des équipes supportées;
• Organiser les projets spéciaux, les réunions et rencontres diverses;
• Offrir du support et un suivi avec les autres départements administratifs;
• Contribuer à l’intégration de nouvelles ressources au sein des équipes; 
• Coordonner et élaborer des processus unifiés avec les autres adjoint.es.

TON PARCOURS CONTIENT

• Expérience pertinente au minimum de 3 ans dans un poste d’adjoint.e ou de coordonnateur dans le domaine culturel, du divertissement, de la production multimédia ou tout autre domaine connexe;
• Autodidacte passionné ou de formation spécialisée en administration, en gestion, en design, multimédia, postproduction;
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaissances et/ou intérêt dans le domaine de l'AI;
• Connaissance élevée de la suite Google, IWork (Keynote).

TES QUALITÉS

• Faire preuve d’un grand sens de l’organisation;
• Sens aigu des responsabilités, priorités et fiabilité du traitement de données confidentielles;
• Autonomie et débrouillardise; capacité démontrée à anticiper les besoins;
• Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives;
• Grande attention au détail; débrouillardise;
• Précision et rapidité dans l’exécution des tâches assignées;
• Faire preuve de flexibilité et de disponibilité;
• Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à travailler sous pression;
• Attitude positive empreinte de professionnalisme.

CONDITIONS DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES

• Présence au bureau nécessaire 4-5 jours par semaine.

QUELQUES AVANTAGES À TRAVAILLER CHEZ MF

• Mode de travail hybride afin d'optimiser l'équilibre vie personnelle-professionnelle;
• Assurance collective avantageuse, pour toi et ta famille ;
• Compte mieux-être te permettant de réclamer des dépenses personnelles ;
• Budget inspiration annuel ;
• Accès gratuit au service de télémédecine Dialogue, pour répondre rapidement à tes préoccupations de santé et à celles de ta famille ;
• 5 journées de maladie payées par année ;
• Plan de formation et de développement des compétences personnalisé, grâce à l'École MF;
• Service de repas à tarifs réduits, collations et café en tout temps ;
• Service dédié à la vie MF, catalyseur d'initiatives reliées au bien-être des employés (santé physique, mentale, activités sociales, etc.).