Adjoint·e aux services techniques

• Assister les ingénieur·e·s et les technicien·ne·s dans la préparation et la correction de rapports d’essais, de soumissions, ainsi que dans la traduction de divers documents.
  
• Effectuer des tâches variées de soutien administratif, telles que la saisie de données, la gestion des commandes, la réception des appels et des courriels.
  
• Convertir les documents en format PDF et les transmettre aux client·e·s en respectant les délais établis.
  
• Participer à la gestion et à l’archivage des dossiers, en assurant le maintien d’un système de classement efficace.
  
• Participer à l'amélioration continue des processus en place.
  

Tâches et responsabilités : 

1.     Assister les ingénieurs, les techniciens et l’assistant aux services techniques dans la préparation des rapports de tests et des soumissions ;

• Réviser la langue, la cohérence et la mise en page des rapports et des soumissions, et signaler les informations manquantes au responsable ;
  
• Préparer les rapports d’essais, obtenir l’approbation du chargé de dossier et les transmettre aux clients uniquement après approbation ;
  
• Assurer un suivi proactif des soumissions, des rapports, des échéances et des demandes des clients, et effectuer les relances nécessaires.
  

2.     Coordonner les tâches administratives du département et assurer la continuité du service ;

• Préparer les bons de commande et en effectuer le suivi ;
  
• Réceptionner les marchandises et assurer le suivi documentaire ;
  
• Surveiller la boîte courriel partagée, traiter ou acheminer les demandes et veiller à leur prise en charge lorsque les ressources sont en chantier ;
  
• Maintenir les documents et les dossiers à jour, selon une méthode de classement structurée.
  

3.    Assurer une gestion rigoureuse des dossiers et contribuer à l’amélioration continue ;

• Archiver les dossiers de projet après vérification et approbation du responsable ;
  
• Repérer les tâches répétitives, proposer des solutions et participer à leur numérisation ou à leur automatisation ;
  
• Exploiter les outils numériques et d’IA autorisés (rédaction, synthèse, modèles), en vérifiant les résultats et en protégeant les données confidentielles ;
  
• Documenter et partager les améliorations retenues pour faciliter leur utilisation par l’équipe ;
  
• Effectuer toute autre tâche connexe (ex. : impression de plans et devis).
  

• Formation : DEC en administration ou expérience pertinente équivalente ;
  Expérience : au moins 5 ans dans des fonctions similaires ;
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, SharePoint) et aisance démontrée avec les outils d’IA générative ;
  
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils et à vérifier de façon critique les résultats produits par l’IA ; 
  

• Faire preuve de précision, de professionnalisme, de rigueur et de bon jugement ;
  
• Prendre des initiatives et mener ses dossiers à terme sans attendre des consignes détaillées;
  
• Analyser les problèmes, chercher des solutions et proposer des actions concrètes ;
  
• Organiser ses priorités et respecter les délais, même en période de forte activité ;
  
• Contribuer à une dynamique d’équipe positive par l’entraide, le respect et une communication constructive ;
  
• Faire preuve de curiosité, d’ouverture au changement et d’un intérêt réel pour l’amélioration continue ;
  
• Développer des procédures et des outils de suivi simples, efficaces et faciles à adopter ;
  
• Savoir solliciter une validation lorsque la situation dépasse son champ de responsabilité.
  

• Poste permanent et à temps plein (40 heures / semaine);
  
• Présence au bureau entre 8h00 et 16h30 (30 min pour diner);
  
• Vacances (selon la politique interne);
  
• Programme d'assurance collective complet;
  
• Fonds de pension (RPDB/REER);
  
• Stationnement sur place;
  
• Tenue décontractée.