The Role
Provides administrative and document-management support to project managers, dispatch, sales, procurement, finance, and leadership. Responsibilities include opening project and service files, processing documentation for billing, preparing purchase orders, managing change orders, coordinating project records, handling departmental communications, and preparing closeout and warranty documents. The role requires administrative education or relevant vocational training, at least one year of experience, bilingual French and English communication, proficiency with Microsoft Office and Nitro PDF, and familiarity with project management, building mechanics, or construction.
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Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et motivé(e) par la coordination de projets? Joignez-vous à notre équipe en tant qu’adjoint(e) aux chargés de projets et contribuez directement au succès de nos opérations!
Que ferez-vous ?
- Préparer les dossiers et procéder à l’ouverture des projets, des appels de service et des contrats d’entretien
- Effectuer le traitement administratif des appels et des projets en vue de leur transmission à la facturation
- Offrir un soutien administratif au département des approvisionnements
- Collaborer avec les départements de la facturation, des comptes payables et des comptes recevables du siège social
- Assister l’équipe de répartition, de gestion de projets, la direction et l’équipe des ventes du service dans la gestion documentaire
- Soutenir l’équipe de répartition dans la gestion des appels téléphoniques et de la boîte courriel du département
- Préparer les documents de fin de chantier électroniques ainsi que les documents de garantie
- Préparer les commandes d’achat pour les fournitures de bureau
- Assurer la gestion des avenants et des directive
Votre parcours
- DEC en administration ou DEP en secrétariat, en bureautique ou dans un domaine technique pertinent
- Minimum de un (1) an d’expérience pertinente
Vos aptitudes
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l'oral et à l'écrit. Capacité à interagir régulièrement avec des intervenants anglophones (fournisseurs, collègues et partenaires)
- Maîtrise des outils de la suite MS Office et Nitro PDF
- Expérience dans un domaine lié à la gestion de projets
- Expérience dans le domaine de la mécanique du bâtiment ou de la construction
Ce que nous offrons
- Un emploi stable avec d’excellentes conditions de travail
- Un programme d’assurance collective concurrentiel, incluant soins dentaires et soins de la vue
- Un régime de retraite (REER) pour soutenir votre sécurité financière future
- Des programmes de formation continue pour favoriser le développement professionnel
- Des défis professionnels stimulants adaptés à votre expertise
- Une équipe soudée, dynamique et collaborative
Venez travailler avec nous!
Vous désirez mener une carrière enrichissante dans un environnement de travail dynamique? Les projets innovants et d’envergure vous intéressent? Joignez-vous à la grande famille de Régulvar pour atteindre votre plein potentiel.
En tant que spécialiste de l’immotique depuis plus de 50 ans, nous nous dépassons chaque jour pour rendre les bâtiments intelligents, performants et écoénergétiques tout en améliorant le confort de ses occupants.
Rejoignez notre équipe de plus de 700 employés au Québec et en Ontario pour développer des compétences variées et propulser votre carrière à la hauteur de vos ambitions!
Régulvar souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature. Par conséquent, Régulvar accueille favorablement les demandes d’emploi des femmes, des peuples autochtones, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles, des minorités visibles et d’autres personnes susceptibles de contribuer à une plus grande diversité.
Skills Required
- DEC in administration or DEP in secretarial work, office administration, or a relevant technical field
- At least one year of relevant experience
- Fluency in French and English, written and spoken
- Proficiency with Microsoft Office and Nitro PDF
- Experience related to project management
- Experience in building mechanics or construction
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The Company
What We Do
Regulvar is a Canadian building-automation specialist that develops and implements automatic-control and integration solutions to improve building performance. It designs customized systems and integrates heating, ventilation and air conditioning (HVAC), lighting, access control and video surveillance. The company supports projects from design through maintenance, helping building owners and managers enhance operational, technological and energy performance, occupant comfort and safety, while reducing operating costs and energy consumption.
