Executive Assistant

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Description du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau à deux directeurs principaux de l'équipe Divertissement et médias. Ce poste va au-delà du soutien administratif traditionnel : vous serez un partenaire clé pour aider nos dirigeants et notre équipe à fonctionner efficacement et à rester concentrés sur l'essentiel. 

Vous accomplirez un large éventail de tâches, gérerez des détails de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre expérience pour anticiper les problèmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'équipe.

Responsabilités

Assistance de direction

• Gérer les agendas, planifier les réunions et coordonner les déplacements

• Suivre les dépenses des cadres et générer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgétaires et les échéances

• Collaborer avec l'équipe de direction, si nécessaire, pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des livrables

• Planifier et coordonner les événements et les réunions virtuels et en personne, sur site et à l'extérieur, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration

• Gérer les alias de messagerie, les listes de distribution et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations

• Collaborer de manière irréprochable avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour planifier les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation

• Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs

Gestion de la main-d'œuvre temporaire

• Collaborer avec les équipes d'externalisation sur les commandes de personnel, les contrats et veiller à la conformité locale

• Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et les dépenses liés à la main-d'œuvre temporaire

Approvisionnement

• Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du début à la fin

• Servir de personne de contact pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs

Qualifications minimales

• Licence

• 3 à 5 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolution

• Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche. Compréhension du fait que ce poste n'est pas un emploi classique de 9 h à 17 h

• Capacité à s'adapter à un environnement en constante évolution et à de nouveaux processus et responsabilités

• Capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délais

• Maîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes d'exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint

• Aucune appréhension vis-à-vis des outils d'IA et capacité à les utiliser avec aisance. Compétences techniques

• Solides compétences en communication interpersonnelle et écrite/verbale en anglais

• Capacité et volonté de se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins

• En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous serez parfois amené à travailler en dehors des heures de bureau habituelles

• Discrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles

Le candidat idéal

• Fait preuve d'initiative et est autonome, capable de travailler avec un minimum de supervision

• Excelle dans la gestion de projets complexes et dans l'obtention de résultats, tant de manière indépendante qu'en collaboration

• Aime établir des relations de travail positives à tous les niveaux et dans toutes les régions

• Très organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec plusieurs responsabilités

• Accepte le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques

• Comprend la valeur de l'intégrité et de l'honnêteté sur le lieu de travail et s'approprie son travail

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Position Overview 

We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to (2) Senior Directors in the Entertainment & Media team. This role goes beyond traditional admin support — you’ll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team. 

Responsibilities  

Executive Support

• Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements

• Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines

• Collaborate with the Leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables

• Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering

• Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions

• Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events

• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management 

• Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance

• Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses

Procurement

• Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish

• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management

Minimum Qualifications 

• Bachelor’s degree

• 3-5 years’ experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment

• Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5

• Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities

• Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines

• Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint

• Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy

• Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English

• Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required

• Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours

• Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information. ​ 

The Ideal Candidate 

• Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision

• Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively

• Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies

• Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities

• Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments

• Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work